4 yêu cầu bắt buộc khi nộp hồ sơ đề nghị công nhận chứng chỉ

Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Thông tư 92/2026/TT-BGDĐT quy định chi tiết về việc công nhận chứng chỉ để sử dụng trong hệ thống giáo dục quốc dân. Đơn vị cấp chứng chỉ và các tổ chức liên quan phải nắm vững danh mục kiểm tra 4 yêu cầu bắt buộc dưới đây trước khi lập và nộp hồ sơ.

1. Xác định đúng tư cách đơn vị nộp hồ sơ

Chủ thể thực hiện thủ tục phải bảo đảm tư cách hợp lệ. Căn cứ theo Phụ lục II, Mục I, Khoản 9 và khoản 2 Điều 1, quyền đề nghị công nhận chứng chỉ chỉ áp dụng cho hai nhóm chủ thể:

• Đơn vị cấp chứng chỉ.
• Đơn vị được ủy quyền hợp pháp.

Tổ chức không thuộc hai diện trên không có thẩm quyền đứng tên lập văn bản đề nghị công nhận chứng chỉ.

2. Bắt buộc có văn bản ủy quyền hợp lệ

Trường hợp không phải đơn vị trực tiếp cấp chứng chỉ nộp hồ sơ, thành phần giấy tờ phải bổ sung văn bản ủy quyền. Căn cứ theo điểm đ khoản 1 Điều 10 và Phụ lục II, Mục IV, Khoản 4, văn bản ủy quyền của đơn vị cấp chứng chỉ là tài liệu bắt buộc trong thành phần hồ sơ đối với trường hợp hồ sơ do đơn vị được ủy quyền nộp.

Hồ sơ của đơn vị được ủy quyền phải đi kèm văn bản xác minh tính hợp pháp của chứng chỉ theo quy định tại điểm a, điểm b khoản 1 Điều 6 cùng quy chế đào tạo, bồi dưỡng hoặc quy chế tổ chức thi, cấp chứng chỉ theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 6.

3. Chứng thực chữ ký người dịch đối với tài liệu tiếng nước ngoài

Hồ sơ đề nghị công nhận chứng chỉ nước ngoài thường bao gồm quy chế tổ chức thi, chương trình đào tạo và tài liệu minh chứng bảo đảm chất lượng. Yêu cầu ngôn ngữ được kiểm soát chặt chẽ.

Căn cứ theo khoản 2 Điều 10, tài liệu trong hồ sơ quy định tại khoản 1 Điều 10 nếu được lập bằng tiếng nước ngoài phải kèm theo bản dịch sang tiếng Việt có chứng thực chữ ký người dịch, trừ trường hợp cơ quan có thẩm quyền công nhận chứng chỉ quyết định không yêu cầu bản dịch đối với tài liệu bằng tiếng nước ngoài.

4. Tải dữ liệu quét lên Cổng Dịch vụ công quốc gia

Hình thức nộp hồ sơ thực hiện ưu tiên qua phương thức trực tuyến. Căn cứ theo điểm a khoản 3 Điều 10, đơn vị cấp chứng chỉ hoặc đơn vị được ủy quyền cung cấp các thông tin và tải bản quét (scan) hồ sơ quy định tại khoản 1 Điều 10 lên Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Việc gửi hồ sơ giấy chỉ được chấp nhận trong tình huống đặc biệt. Cụ thể, theo điểm a khoản 3 Điều 10, trường hợp đơn vị cấp chứng chỉ hoặc đơn vị được ủy quyền không thể tải lên Cổng Dịch vụ công quốc gia vì lý do bất khả kháng thì mới nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính đến Bộ Giáo dục và Đào tạo.

Bảng đối chiếu 4 yêu cầu bắt buộc khi chuẩn bị hồ sơ

Trình tự giải quyết và thời hạn xử lý

Quá trình thụ lý hồ sơ tuân thủ các mốc thời gian chặt chẽ sau:

• Kiểm tra hồ sơ: Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền kiểm tra tính đầy đủ; thông báo bằng văn bản nếu cần bổ sung theo điểm b khoản 3 Điều 10.
• Thẩm định và công nhận: Trong thời hạn 40 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận đầy đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền ra quyết định công nhận hoặc trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do nếu không công nhận theo điểm c khoản 3 Điều 10.
• Thời hạn nộp lại: Trường hợp chứng chỉ không được công nhận, sau thời hạn ít nhất 12 tháng kể từ ngày có văn bản thông báo không đáp ứng điều kiện, đơn vị mới được nộp lại hồ sơ khi có thay đổi về phiên bản, cấu trúc, đề thi hoặc nghiên cứu đối sánh theo khoản 4 Điều 10.