Bó tiền bị thừa, thiếu thếp: Phải lập biên bản tại chỗ thế nào?

Quy trình lập biên bản tại chỗ khi phát hiện sai sót bó, túi tiền tiêu hủy

Trong quá trình giao nhận tiền tiêu hủy của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, công chức giao nhận và kiểm đếm phải thực hiện đúng trình tự lập biên bản, kiểm soát sai lệch số lượng và niêm phong theo quy định.

Bước 1: Xác định và ghi nhận sai lệch thực tế của bó (túi) tiền

Căn cứ theo quy định tại đoạn 2 Khoản 1 Điều 19, bước đầu tiên trong quá trình giao nhận là nhận diện sai sót liên quan đến bó hoặc túi tiền.

• Phát hiện bó (túi) tiền thừa thếp.
• Phát hiện bó (túi) tiền thiếu thếp.
• Phát hiện niêm phong bó (túi) tiền không đúng quy cách.
• Phát hiện đóng bó (túi) tiền không đúng quy cách.

Bước 2: Lập biên bản tại chỗ dưới sự giám sát trực tiếp

Căn cứ pháp lý tại đoạn 2 Khoản 1 Điều 19 nêu rõ biện pháp xử lý tức thời khi xuất hiện các sai phạm nêu trên:

• Hai bên giao nhận phải tiến hành lập biên bản tại chỗ ngay khi phát hiện sự việc.
• Quá trình lập biên bản phải đặt dưới sự giám sát của công chức giám sát.

Bước 3: Bàn giao sang Tổ 2 để kiểm đếm tờ (miếng) và xử lý phát sinh

Sau khi hoàn thành biên bản tại chỗ, quy trình tiếp theo được quy định cụ thể tại đoạn 2 Khoản 1 Điều 19:

• Hai bên giao nhận giao bó (túi) tiền có vi phạm sang Tổ 2.
• Tổ 2 thực hiện kiểm đếm tờ (miếng).
• Tiến hành xử lý thừa, thiếu, lẫn loại (nếu có) theo quy định hiện hành của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.

Bước 4: Tổng hợp hồ sơ và đối chiếu định kỳ hàng tháng

Căn cứ Khoản 2 Điều 19, các biên bản kiểm đếm và kết quả xử lý thừa, thiếu không dừng lại ở khâu giao nhận mà được tổng hợp định kỳ:

• Định kỳ hàng tháng, căn cứ biên bản kiểm đếm và bảng tổng hợp số tiền thừa, thiếu theo địa bàn khu vực và Sở Giao dịch Ngân hàng Nhà nước.
• Hội đồng tiêu hủy gửi bảng tổng hợp, biên bản thừa, thiếu kèm niêm phong bó (túi) tiền có thừa, thiếu cho từng Ngân hàng Nhà nước chi nhánh Khu vực, Sở Giao dịch Ngân hàng Nhà nước.
• Hội đồng tiêu hủy gửi Vụ Tài chính - Kế toán bảng tổng hợp số tiền thừa, thiếu, xác định số tiền chênh lệch thừa hoặc chênh lệch thiếu để làm thủ tục báo Có hoặc báo Nợ cho từng Ngân hàng Nhà nước chi nhánh Khu vực, Sở Giao dịch Ngân hàng Nhà nước.

Bước 5: Xử lý trách nhiệm đối với cá nhân có tên trên niêm phong

Căn cứ Khoản 3 Điều 19, kết quả kiểm đếm thừa hoặc thiếu là căn cứ để truy cứu trách nhiệm cá nhân:

• Xử lý kết quả thừa hoặc thiếu tiền tại Ngân hàng Nhà nước chi nhánh Khu vực, Sở Giao dịch Ngân hàng Nhà nước, tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài.
• Đối tượng chịu xử lý là từng cá nhân có tên trên niêm phong bó (túi), bao (thùng) tiền theo quy định hiện hành của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.

Bảng so sánh phạm vi xử lý sai lệch tiền tiêu hủy

Điều 19 phân định rõ các cấp độ xử lý tùy theo đơn vị đóng gói và giai đoạn kiểm đếm như sau: