Chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài: Nộp hồ sơ đánh giá tác động trong 60 ngày

Hoạt động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới đòi hỏi các tổ chức, doanh nghiệp phải tuân thủ chặt chẽ các điều kiện về an ninh, trật tự và an toàn dữ liệu. Theo quy định tại Nghị định 392/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp thực hiện chuyển dữ liệu ra nước ngoài phải chủ động lập, lưu trữ và nộp hồ sơ đánh giá tác động tới cơ quan có thẩm quyền theo đúng trình tự, thời hạn pháp luật quy định.

Cẩm nang 3 bước nộp và hoàn thiện hồ sơ đánh giá tác động

Để đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định và tránh nguy cơ bị xử lý vi phạm, doanh nghiệp tiến hành chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài cần thực hiện theo các bước sau:

1. Bước 1: Lập, lưu trữ sẵn sàng và nộp hồ sơ trong thời hạn 60 ngày

   Theo khoản 1 Điều 43, hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới phải luôn có sẵn để phục vụ hoạt động kiểm tra, đánh giá của Cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân thuộc Bộ Công an và Công an cấp tỉnh.

   Về thời hạn nộp, theo khoản 1 Điều 43, bên chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới nộp hồ sơ đầy đủ theo quy định của pháp luật trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày tiến hành chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới.

   Về hình thức và thành phần hồ sơ, theo khoản 1 Điều 43, doanh nghiệp nộp hồ sơ kèm theo Mẫu số 01a/01b tại Phụ lục của Nghị định 392/2026/NĐ-CP bằng một trong ba phương thức:

   • Nộp bằng phương thức trực tuyến;
   • Nộp trực tiếp;
   • Nộp qua dịch vụ bưu chính về Cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân thuộc Bộ Công an.

   • Bước 2: Theo dõi quá trình tiếp nhận, phân loại và kết quả thẩm định

     Theo khoản 2 Điều 43, Cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân thuộc Bộ Công an tiếp nhận, phân loại hồ sơ và thông báo chuyển Công an cấp tỉnh để xử lý theo các tiêu chí địa bàn, quy mô, lĩnh vực do Bộ trưởng Bộ Công an quy định.

     Thời hạn đánh giá và trả kết quả theo khoản 2 Điều 43 là trong thời hạn 11 ngày làm việc. Cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân thuộc Bộ Công an và Công an cấp tỉnh sẽ đánh giá và trả kết quả thẩm định hồ sơ theo 3 trường hợp cụ thể:

     Kết quả thẩm định	Nội dung đánh giá	Nghĩa vụ tiếp theo của doanh nghiệp
     Đạt	Hồ sơ đáp ứng đầy đủ, chính xác theo quy định	Doanh nghiệp tiếp tục duy trì và lưu trữ hồ sơ theo quy định
     Đạt cần bổ sung	Hồ sơ cơ bản đạt nhưng cần hoàn thiện, bổ sung thông tin	Doanh nghiệp tiến hành bổ sung theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền
     Không đạt	Hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa đúng quy định của pháp luật	Bắt buộc phải hoàn thiện lại hồ sơ trong thời hạn quy định

   • Bước 3: Hoàn thiện hồ sơ trong thời hạn 30 ngày nếu chưa đạt

     Theo khoản 3 Điều 43, đối với trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa đúng quy định, bên chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới trong thời hạn 30 ngày.

Các mốc thời gian gồm 60 ngày nộp hồ sơ kể từ ngày tiến hành chuyển dữ liệu, 11 ngày làm việc thẩm định của cơ quan chức năng và 30 ngày hoàn thiện hồ sơ chưa đạt là các quy chuẩn bắt buộc mà mọi doanh nghiệp chuyển dữ liệu xuyên biên giới đang phải thực hiện theo quy định hiện hành.