Yêu cầu bổ sung hồ sơ thủ tục: Cán bộ chỉ được thông báo 1 lần

Tình trạng yêu cầu bổ sung giấy tờ nhiều lần gây kéo dài thời gian giải quyết thủ tục hành chính của người dân và doanh nghiệp. Thực hiện quy định tại Nghị định 385/2026/NĐ-CP, cơ quan giải quyết và cán bộ tiếp nhận thủ tục hành chính phải tuân thủ nghiêm ngặt quy trình tiếp nhận, xử lý và yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

Cẩm nang các bước kiểm soát yêu cầu bổ sung hồ sơ thủ tục hành chính

Quy trình tiếp nhận và xử lý yêu cầu bổ sung hồ sơ được chuẩn hóa theo các bước đánh số dưới đây:

1. Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ ban đầu của hồ sơ

   Cán bộ, công chức, viên chức được phân công thực hiện thủ tục hành chính tiến hành tiếp nhận hồ sơ từ cá nhân, tổ chức. Khi tiếp nhận, cán bộ phải kiểm tra hồ sơ, cấp giấy biên nhận hồ sơ, tài liệu theo quy định tại khoản 3 Điều 20 Nghị định 385/2026/NĐ-CP. Cơ quan có trách nhiệm hướng dẫn, giải thích, cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời cho cá nhân, tổ chức theo khoản 2 Điều 18 Nghị định 385/2026/NĐ-CP.

2. Bước 2: Rà soát toàn diện hồ sơ và lập văn bản yêu cầu bổ sung duy nhất một lần

   Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc cần chỉnh sửa, công chức, viên chức không được yêu cầu bổ sung tùy tiện hoặc rải rác nhiều lần. Theo khoản 4 Điều 20 Nghị định 385/2026/NĐ-CP, người tiếp nhận phải hướng dẫn cá nhân, tổ chức thực hiện trình tự, hồ sơ hành chính đầy đủ, rõ ràng, chính xác; phải có thông báo nêu rõ nội dung, lý do và hướng dẫn cụ thể, đầy đủ trong một lần để tổ chức, cá nhân bổ sung hồ sơ.

3. Bước 3: Ban hành văn bản nêu rõ lý do trong thời hạn quy định

   Nếu hồ sơ cần bổ sung giấy tờ hoặc thuộc trường hợp từ chối thực hiện, cơ quan thực hiện thủ tục hành chính phải ban hành văn bản chính thức. Theo khoản 4 Điều 18 Nghị định 385/2026/NĐ-CP, cơ quan thực hiện thủ tục có trách nhiệm nêu rõ lý do bằng văn bản trong trường hợp từ chối thực hiện hoặc có yêu cầu bổ sung giấy tờ trong thời hạn giải quyết theo quy định.

4. Bước 4: Tiếp nhận hồ sơ bổ sung và tiếp tục giải quyết

   Sau khi cá nhân, tổ chức hoàn thiện và nộp lại hồ sơ theo đúng thông báo hướng dẫn, cán bộ tiếp nhận tiến hành kiểm tra lại giấy tờ, tiếp tục quy trình giải quyết. Quá trình xử lý phải đảm bảo bảo quản và giữ bí mật về hồ sơ tài liệu và các thông tin liên quan đến bí mật cá nhân theo khoản 3 Điều 18 Nghị định 385/2026/NĐ-CP.

Bảng so sánh trách nhiệm giữa cơ quan và công chức tiếp nhận

Để bảo đảm kỷ cương hành chính và sự minh bạch trong giải quyết thủ tục, các nhóm trách nhiệm được phân định rõ ràng như sau:

Lưu ý quyền lợi của người dân và tổ chức

Cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ cần lưu ý quyền yêu cầu văn bản hướng dẫn bổ sung cụ thể nếu cán bộ tiếp nhận chỉ nhắc nhở bằng lời nói. Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính nghiêm cấm hành vi tự đặt ra thủ tục hành chính, hồ sơ, giấy tờ ngoài quy định của pháp luật theo khoản 5 Điều 18 Nghị định 385/2026/NĐ-CP. Đồng thời, cá nhân và tổ chức có quyền gửi phản ánh, kiến nghị để được tiếp nhận, xử lý theo khoản 9 Điều 18 Nghị định 385/2026/NĐ-CP khi phát hiện sai phạm trong tiếp nhận hồ sơ.