Nộp hồ sơ dịch vụ công: Khi nào được rút ngay không cần cán bộ duyệt?

Cá nhân, tổ chức khi nộp hồ sơ dịch vụ công trực tuyến được quyền chủ động rút ngay hồ sơ mà không cần sự phê duyệt từ cán bộ tiếp nhận nếu hồ sơ đó chưa được tiếp nhận vào hệ thống. Quy chuẩn kỹ thuật này bảo đảm quyền tự chủ cho người nộp, loại bỏ hoàn toàn các rào cản hành chính không cần thiết.

Khi nào người nộp được chủ động rút hồ sơ?

Theo Mục 16, Bảng chuyển trạng thái chi tiết của Thông tư 60/2026/TT-BKHCN, quy định nêu rõ: "Người dùng rút hồ sơ. Hồ sơ chưa được tiếp nhận nên rút ngay, không cần cán bộ phê duyệt."

Quy trình vận hành kỹ thuật này giải quyết tình huống người nộp phát hiện sai sót dữ liệu, thiếu giấy tờ hoặc không còn nhu cầu giải quyết thủ tục ngay sau khi bấm gửi. Miễn là cán bộ một cửa chưa thực hiện thao tác tiếp nhận chính thức trên hệ thống, quyền hủy bỏ và thu hồi hồ sơ thuộc hoàn toàn về phía người dùng, hệ thống lập tức cập nhật trạng thái hủy mà không phải chờ duyệt.

Trách nhiệm của cán bộ một cửa đối với hồ sơ trực tuyến

Đối với việc xử lý hồ sơ nộp trực tuyến tại Cổng Dịch vụ công quốc gia gửi về Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính, Mục 21 Khoản 2 Thông tư 60/2026/TT-BKHCN đặt ra các yêu cầu kỹ thuật và nghiệp vụ bắt buộc:

• Xem và tìm kiếm: Hệ thống bảo đảm tính năng xem danh sách, tìm kiếm đơn giản và tìm kiếm nâng cao hồ sơ nộp trực tuyến theo Điểm a và Điểm b Mục 21 Khoản 2.
• Từ chối tiếp nhận: Cho phép cán bộ từ chối không tiếp nhận hồ sơ và bắt buộc phải nhập rõ lý do từ chối khi hồ sơ chưa được tiếp nhận theo Điểm c Mục 21 Khoản 2.
• Yêu cầu sửa đổi, bổ sung: Theo Điểm d Mục 21 Khoản 2, cán bộ phải thực hiện: "Yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung hồ sơ (trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chính xác), nêu rõ nội dung, lý do và hướng dẫn cụ thể một lần;".
• Tiếp nhận và chuyển xử lý: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ trực tuyến và chuyển cán bộ xử lý tiếp nhận theo Điểm đ Mục 21 Khoản 2; hiển thị danh mục các hồ sơ đã tiếp nhận gồm loại thủ tục, mã hồ sơ, nội dung, ngày hẹn trả theo Điểm e Mục 21 Khoản 2.
• Khai thác dữ liệu: Hỗ trợ khả năng xác minh, khai thác hồ sơ tổ chức, cá nhân đã có để hỗ trợ đơn giản hóa thành phần hồ sơ, giấy tờ liên quan theo Điểm g Mục 21 Khoản 2.
• Thông báo tự động: Hỗ trợ gửi thông báo đến tài khoản trên hệ thống của cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận Một cửa theo Điểm h Mục 21 Khoản 2.

Phân định các tình huống xử lý hồ sơ nộp trực tuyến

Để bảo đảm minh bạch trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính, Thông tư 60/2026/TT-BKHCN quy định các cơ chế kiểm soát trạng thái xử lý tương ứng với từng tình huống cụ thể:

Quy chuẩn tiếp nhận và bổ sung hồ sơ trên hệ thống

Ngoài các yêu cầu riêng cho hình thức nộp trực tuyến, Mục 21 Khoản 3 quy định Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính phải cấp mã số hồ sơ tự động. Cấu trúc mã số này dùng thống nhất trong toàn bộ giao dịch giữa cơ quan, đơn vị với tổ chức, cá nhân cũng như liên thông giữa các hệ thống.

Hệ thống cũng phải thiết lập cơ chế phân biệt rõ ràng giữa hồ sơ tiếp nhận trên Cổng Dịch vụ công quốc gia với các hồ sơ tiếp nhận trực tiếp tại Bộ phận Một cửa, qua bưu chính công ích, qua thuê dịch vụ, qua ủy quyền hoặc tiếp nhận lưu động, tại chỗ theo Mục 21 Khoản 3 Điểm b.

Khi cá nhân, tổ chức nộp lại giấy tờ chỉnh sửa, Mục 22 quy định hệ thống phải hiển thị danh sách hồ sơ chờ bổ sung theo Khoản 1, đồng thời cho phép cập nhật thông tin bổ sung khi người nộp hoàn thiện đầy đủ giấy tờ cần thiết theo Khoản 2.