Từ 1/1/2027: Cơ quan lập danh sách BHYT phải gửi dữ liệu trong 5 ngày

Từ ngày 01/01/2027, quy trình xử lý hồ sơ tham gia và điều chỉnh thông tin bảo hiểm y tế thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ sẽ áp dụng khung thời gian giải quyết chặt chẽ. Cụ thể, theo quy định tại Thông tư 28/2026/TT-BNV, khi phát sinh thay đổi về thông tin hoặc đối tượng tham gia, cơ quan có thẩm quyền lập danh sách không được kéo dài việc chuyển giao hồ sơ mà phải hoàn tất việc cập nhật và gửi dữ liệu sang cơ quan bảo hiểm xã hội trong thời hạn tối đa 05 ngày làm việc.

Thời hạn 5 ngày gửi dữ liệu bảo hiểm y tế từ 01/01/2027

Trọng tâm điều chỉnh của thủ tục hành chính nằm ở tốc độ xử lý cơ sở dữ liệu. Theo khoản 3 Điều 6 Thông tư 28/2026/TT-BNV, trong thời hạn không quá 05 ngày làm việc kể từ khi phát sinh hoặc nhận được hồ sơ làm thay đổi đối tượng tham gia bảo hiểm y tế, đơn vị lập danh sách có trách nhiệm hoàn tất điều chỉnh và chuyển giao dữ liệu sang cơ quan bảo hiểm xã hội cơ sở.

Quy định thời hạn 05 ngày làm việc theo khoản 3 Điều 6 bao gồm 4 nhóm biến động cụ thể phát sinh trong thực tế:

• Tăng đối tượng tham gia bảo hiểm y tế.
• Giảm đối tượng tham gia bảo hiểm y tế.
• Thay đổi mức hưởng chế độ bảo hiểm y tế.
• Thay đổi thông tin cá nhân của người tham gia.

Mục đích của việc khống chế mốc thời gian không quá 05 ngày làm việc là bảo đảm cơ quan bảo hiểm xã hội cơ sở nhận dữ liệu điện tử kịp thời, từ đó xử lý cấp mới, đổi hoặc điều chỉnh thẻ bảo hiểm y tế cho người dân mà không gây gián đoạn quyền lợi khám chữa bệnh.

Phân luồng lập danh sách đối với người sống tại cộng đồng

Thông tư 28/2026/TT-BNV xác lập quy trình xử lý hồ sơ gồm 3 bước rõ ràng đối với nhóm đối tượng sinh sống tại cộng đồng.

Theo điểm a khoản 1 Điều 6, cá nhân lập tờ khai theo Mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 188/2025/NĐ-CP. Người dân có ba phương thức nộp hồ sơ hợp lệ: nộp trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú; gửi qua dịch vụ bưu chính đến Trung tâm Phục vụ hành chính công thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú; hoặc nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Theo điểm b khoản 1 Điều 6, Ủy ban nhân dân cấp xã tiếp nhận tờ khai và các giấy tờ xác định đối tượng theo quy định tại Điều 5 Thông tư 28/2026/TT-BNV để tiến hành rà soát, thống kê, lập danh sách theo Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 188/2025/NĐ-CP. Sau đó, Ủy ban nhân dân cấp xã trực tiếp phê duyệt danh sách và chuyển dữ liệu điện tử.

Theo điểm c khoản 1 Điều 6, danh sách đã được phê duyệt cùng toàn bộ dữ liệu điện tử được Ủy ban nhân dân cấp xã chuyển tới cơ quan bảo hiểm xã hội cơ sở theo phân cấp để tiến hành cấp thẻ bảo hiểm y tế theo trình tự quy định tại Điều 11 Nghị định số 188/2025/NĐ-CP.

Thủ tục cấp thẻ tại cơ sở nuôi dưỡng công lập

Đối với đối tượng đang được chăm sóc thường xuyên, quy trình được tinh giản nhằm bảo đảm quyền lợi an sinh tại chỗ.

Theo khoản 2 Điều 6 Thông tư 28/2026/TT-BNV, Cơ sở nuôi dưỡng căn cứ vào quy định tại khoản 6 Điều 5 để lập danh sách theo mẫu quy định tại Nghị định số 188/2025/NĐ-CP. Đơn vị không phải luân chuyển qua Ủy ban nhân dân cấp xã mà gửi trực tiếp danh sách kèm dữ liệu điện tử tới cơ quan bảo hiểm xã hội cơ sở theo phân cấp.

Việc cấp thẻ bảo hiểm y tế cho các cá nhân trong cơ sở nuôi dưỡng công lập được cơ quan bảo hiểm xã hội giải quyết theo trình tự, thủ tục quy định tại Điều 11 Nghị định số 188/2025/NĐ-CP ngay sau khi tiếp nhận danh sách hợp lệ.

So sánh quy trình lập danh sách giữa các nhóm đối tượng

Để theo dõi quy trình từ ngày 01/01/2027, bảng dưới đây tổng hợp các yếu tố thực hiện theo quy định tại Điều 6 Thông tư 28/2026/TT-BNV:

Tình huống minh họa xử lý hồ sơ thực tế

Một cá nhân sinh sống tại địa phương nộp tờ khai điều chỉnh thông tin cá nhân trên thẻ bảo hiểm y tế qua Cổng Dịch vụ công quốc gia vào ngày làm việc hành chính.

Theo điểm a khoản 1 Điều 6 Thông tư 28/2026/TT-BNV, hồ sơ được nộp hợp lệ trên môi trường số tới Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã. Căn cứ khoản 3 Điều 6, Ủy ban nhân dân cấp xã phải xử lý hồ sơ và không được để quá thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ để cập nhật, điều chỉnh dữ liệu và gửi sang cơ quan bảo hiểm xã hội cơ sở.

Cơ quan bảo hiểm xã hội cơ sở khi nhận được dữ liệu chuyển sang sẽ tiến hành điều chỉnh và cấp lại thẻ bảo hiểm y tế theo thủ tục quy định tại Điều 11 Nghị định số 188/2025/NĐ-CP.

Đối tượng chịu ảnh hưởng và trách nhiệm thực hiện

Các bên liên quan cần nắm rõ nhiệm vụ cụ thể để bảo đảm tuân thủ hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2027:

• Ủy ban nhân dân cấp xã: Bố trí tiếp nhận hồ sơ trực tiếp, qua bưu chính và trên Cổng Dịch vụ công quốc gia theo điểm a khoản 1 Điều 6; rà soát, phê duyệt danh sách Mẫu số 03 và gửi dữ liệu điện tử sang cơ quan bảo hiểm xã hội cơ sở; tuân thủ mốc 05 ngày làm việc khi có thay đổi thông tin theo khoản 3 Điều 6.
• Cơ sở nuôi dưỡng công lập: Thực hiện rà soát theo khoản 6 Điều 5, trực tiếp lập danh sách và gửi dữ liệu điện tử sang cơ quan bảo hiểm xã hội cơ sở theo khoản 2 Điều 6; cập nhật biến động tăng giảm trong hạn 05 ngày làm việc theo khoản 3 Điều 6.
• Cơ quan bảo hiểm xã hội cơ sở: Tiếp nhận danh sách kèm dữ liệu điện tử từ Ủy ban nhân dân cấp xã và Cơ sở nuôi dưỡng công lập để cấp mới, đổi hoặc điều chỉnh thẻ bảo hiểm y tế theo trình tự tại Điều 11 Nghị định số 188/2025/NĐ-CP.
• Người tham gia bảo hiểm y tế: Lập Tờ khai theo Mẫu số 02 kèm giấy tờ xác định đối tượng theo quy định, chủ động chọn nộp trực tiếp, gửi qua bưu chính hoặc nộp trực tuyến theo điểm a khoản 1 Điều 6 khi có thay đổi thông tin.

Hiệu lực thi hành và quy định chuyển tiếp

Thông tư 28/2026/TT-BNV có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 01 năm 2027 theo quy định tại khoản 1 Điều 10.

Kể từ ngày văn bản mới có hiệu lực, theo khoản 2 Điều 10, Thông tư số 30/2019/TT-BLĐTBXH ngày 26 tháng 12 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội hướng dẫn lập danh sách đối tượng tham gia bảo hiểm y tế do Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội quản lý chính thức hết hiệu lực thi hành.

Về nguyên tắc áp dụng biểu mẫu và hồ sơ, khoản 3 Điều 10 quy định trường hợp các giấy tờ, hồ sơ quy định bởi các văn bản dẫn chiếu tại Thông tư 28/2026/TT-BNV bị thay thế hoặc sửa đổi, bổ sung thì áp dụng thực hiện theo văn bản thay thế hoặc sửa đổi, bổ sung đó. Đồng thời, theo khoản 4 Điều 10, nếu phát sinh vướng mắc trong quá trình thực hiện, các cơ quan, tổ chức phản ánh về Bộ Nội vụ để nghiên cứu, sửa đổi, bổ sung.

Câu hỏi thường gặp

Thời hạn 05 ngày làm việc được tính từ thời điểm nào?

Theo khoản 3 Điều 6 Thông tư 28/2026/TT-BNV, thời hạn không quá 05 ngày làm việc được tính kể từ khi phát sinh hoặc kể từ khi nhận được hồ sơ làm thay đổi đối tượng tham gia bảo hiểm y tế.

Cá nhân nộp hồ sơ xin cấp, đổi thẻ bằng những hình thức nào?

Theo điểm a khoản 1 Điều 6 Thông tư 28/2026/TT-BNV, cá nhân nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính đến Trung tâm Phục vụ hành chính công thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú, hoặc nộp trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Cơ sở nuôi dưỡng công lập gửi danh sách cho cơ quan nào?

Theo khoản 2 Điều 6 Thông tư 28/2026/TT-BNV, Cơ sở nuôi dưỡng công lập lập danh sách kèm theo dữ liệu điện tử gửi trực tiếp cho cơ quan bảo hiểm xã hội cơ sở theo phân cấp, không phải gửi qua Ủy ban nhân dân cấp xã.

Thông tư 30/2019/TT-BLĐTBXH hết hiệu lực từ thời điểm nào?

Theo khoản 1 và khoản 2 Điều 10 Thông tư 28/2026/TT-BNV, Thông tư số 30/2019/TT-BLĐTBXH chính thức bị bãi bỏ kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2027.

Hành động cần thực hiện

Các cơ quan lập danh sách, cơ sở nuôi dưỡng và người tham gia cần chủ động rà soát quy trình nội bộ trước thời điểm 01/01/2027. Đơn vị cần đối chiếu văn bản gốc Thông tư 28/2026/TT-BNV, kiểm tra hạ tầng chuyển dữ liệu điện tử và tham khảo ý kiến hướng dẫn nghiệp vụ từ cơ quan có thẩm quyền khi phát sinh vướng mắc.