Có phải báo cáo lại dữ liệu đã có sẵn trên hệ thống thông tin?

Cơ quan, đơn vị không phải báo cáo lại hoặc lập lại những dữ liệu đã có thể khai thác, sử dụng hợp pháp từ hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu hiện có. Đây là nguyên tắc chỉ đạo được xác lập nhằm giảm tải gánh nặng hành chính, loại bỏ trùng lặp trong thu thập thông tin và đẩy mạnh liên thông dữ liệu số trong toàn hệ thống chính trị. Tuy nhiên, quy định này gắn liền với các điều kiện bắt buộc về tính hợp pháp, độ tin cậy và trách nhiệm giải trình trực tiếp của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Quy định cấm yêu cầu báo cáo lại dữ liệu đã có sẵn

Trong hoạt động quản lý nhà nước, việc nhiều cơ quan cùng yêu cầu cung cấp một loại số liệu đã từng gây lãng phí nguồn lực và tạo áp lực hành chính không cần thiết. Để giải quyết dứt điểm tình trạng này, căn cứ theo Mục II.6.đ, việc cập nhật, kết nối dữ liệu phải kế thừa thông tin đã được kiểm chứng; chỉ bổ sung, điều chỉnh những nội dung có thay đổi, còn thiếu hoặc chưa bảo đảm độ tin cậy. Đặc biệt, quy định nêu rõ: «Không yêu cầu cơ quan, đơn vị lập lại dữ liệu đã có thể khai thác, sử dụng hợp pháp từ hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu hiện có.»

Điều này có nghĩa là, nếu một trường dữ liệu về nhân lực, vị trí việc làm hoặc biên chế đã được số hóa, chuẩn hóa và lưu trữ trên các nền tảng thông tin quản lý được phép khai thác công vụ, cấp trên hoặc cơ quan chủ trì không được ban hành văn bản đòi hỏi cấp dưới phải rà soát, thống kê và gửi báo cáo lại từ đầu. Việc khai thác dữ liệu phải đi theo hướng kết nối, chia sẻ giữa các hệ thống thay vì phát sinh thủ tục hành chính giấy tờ.

Điều kiện để dữ liệu được công nhận và kế thừa

Mặc dù nguyên tắc chung là không yêu cầu báo cáo lại dữ liệu, việc miễn trừ này chỉ áp dụng khi dữ liệu có sẵn đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật và pháp lý khắt khe. Theo Mục II.6.a, các bộ, cơ quan ngang bộ và Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố tổ chức thu thập, cập nhật, chuẩn hóa và kiểm chứng dữ liệu về vị trí việc làm, nhân lực và biên chế theo yêu cầu, phương pháp, biểu mẫu thống nhất; bảo đảm dữ liệu có nguồn gốc, phạm vi, thời kỳ thống kê và cơ quan xác nhận rõ ràng, phản ánh đúng tình hình thực tế.

Nếu thông tin trên hệ thống thông tin không đáp ứng được các điều kiện này, cơ quan nắm giữ số liệu vẫn phải thực hiện rà soát và hoàn thiện. Căn cứ theo Mục II.6.đ, các trường hợp ngoại lệ buộc phải bổ sung hoặc điều chỉnh bao gồm:

• Nội dung dữ liệu có sự biến động, thay đổi so với thời điểm cập nhật trước đó.
• Dữ liệu còn thiếu trường thông tin theo yêu cầu biểu mẫu chuẩn hóa.
• Dữ liệu chưa bảo đảm độ tin cậy hoặc chưa có cơ quan xác nhận nguồn gốc rõ ràng.

Trách nhiệm toàn diện của người đứng đầu đối với dữ liệu

Quy định không lập lại báo cáo không đồng nghĩa với việc nới lỏng kỷ luật số liệu. Trái lại, trách nhiệm cá nhân được siết chặt hơn bao giờ hết. Theo Mục II.6.b, người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị chịu trách nhiệm về tính đầy đủ, chính xác của dữ liệu và kết quả rà soát thuộc phạm vi quản lý.

Đối với các nội dung chưa được kiểm chứng, lãnh đạo đơn vị không được phép bỏ qua hoặc hợp thức hóa sơ sài. Căn cứ theo Mục II.6.b, nội dung chưa được kiểm chứng phải được xác định rõ nguyên nhân, phương án và thời hạn hoàn thiện; đồng thời quy định cấm tuyệt đối: không sử dụng số liệu chưa được xác nhận làm căn cứ trực tiếp để kết luận nhu cầu nhân lực hoặc đề xuất biên chế.

Phân loại xử lý các nhóm dữ liệu trong thực tế

Để triển khai đồng bộ và thống nhất, các cơ quan, đơn vị cần đối chiếu tình trạng dữ liệu của mình theo bảng phân loại tiêu chuẩn dưới đây:

Thủ tục quản lý, khai thác và kết nối cơ sở dữ liệu

Việc kết nối, luân chuyển thông tin vị trí việc làm được thực hiện theo quy trình phân công trách nhiệm chặt chẽ giữa các cấp chính quyền. Theo Mục II.6.c, Bộ Nội vụ là cơ quan chủ trì, phối hợp với các bộ, cơ quan, địa phương để chuẩn hóa, đối chiếu, tổng hợp dữ liệu thuộc phạm vi quản lý của Chính phủ. Đồng thời, Bộ Nội vụ phối hợp với Ban Tổ chức Trung ương và các cơ quan liên quan cập nhật, tích hợp dữ liệu vào hệ thống cơ sở dữ liệu vị trí việc làm thống nhất của hệ thống chính trị theo yêu cầu và tiến độ chung.

Bên cạnh yêu cầu liên thông kỹ thuật, khâu quản trị vận hành phải tuân thủ nghiêm ngặt kỷ luật bảo mật. Căn cứ theo Mục II.6.d, việc quản lý, khai thác, chia sẻ dữ liệu phải bảo đảm thống nhất, thuận lợi cho việc tổng hợp, đối chiếu, cập nhật và sử dụng trong quản lý nhà nước; tuân thủ quy định về bảo vệ bí mật nhà nước, bí mật công tác, thông tin cá nhân và các quy định pháp luật có liên quan.

Nguyên tắc xác định nhân lực gắn liền với dữ liệu rà soát

Dữ liệu sau khi thu thập và kiểm chứng là căn cứ trực tiếp để đánh giá nhu cầu công việc thực tế, ngăn chặn tình trạng phình biên chế cơ học. Quy định xác định rõ các yếu tố tác động khi tính toán nguồn lực. Cụ thể, việc xác định nhu cầu nhân lực phải tính đến tác động của sắp xếp tổ chức bộ máy, phân cấp, phân quyền, chuyển giao nhiệm vụ, thay đổi quy trình, chuyển đổi số, ứng dụng công nghệ, tổ chức công việc dùng chung, thực hiện tự chủ, đặt hàng, đấu thầu và xã hội hóa dịch vụ công theo quy định.

Đối với các công việc khó lượng hóa bằng thời gian hoặc sản phẩm định lượng, cơ quan đánh giá phải căn cứ vào đặc điểm nhiệm vụ, mức độ phức tạp, trách nhiệm, tiến độ và yêu cầu năng lực để xem xét phù hợp; không quy đổi cơ học thành số lượng nhân lực khi chưa có căn cứ. Quy tắc bắt buộc là không đồng nhất một vị trí việc làm với một cá nhân hoặc một chỉ tiêu biên chế; không tự động quy đổi nhu cầu nhân lực thành chỉ tiêu biên chế.

Về mặt kỹ thuật thống kê số liệu, số liệu về khối lượng công việc, thời gian thực hiện và nhân lực hiện có phải xác định rõ phạm vi, kỳ thống kê, nguồn dữ liệu và cơ quan xác nhận. Đối với nhiệm vụ mới phát sinh, nhiệm vụ mới chuyển giao hoặc đơn vị chưa có đủ thời gian thống kê, phải thuyết minh rõ cơ sở xác định, tuyệt đối không cơ học quy đổi số liệu của thời gian ngắn thành số liệu cả năm.

Gắn kết quả rà soát dữ liệu với sử dụng và quản lý đội ngũ

Kết quả rà soát chuẩn hóa dữ liệu không dừng lại ở khâu lưu trữ mà là công cụ trực tiếp để điều hành nhân sự. Theo Mục II.7.a, các bộ, cơ quan, địa phương sử dụng kết quả rà soát, hoàn thiện vị trí việc làm làm căn cứ bố trí, sử dụng, điều động, luân chuyển, đào tạo, bồi dưỡng và đánh giá đội ngũ theo quy định; bảo đảm người được bố trí đáp ứng yêu cầu của vị trí việc làm, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu thực hiện công việc.

Theo Mục II.7.b, việc quản lý, sử dụng đội ngũ phải gắn với kết quả, chất lượng và hiệu quả thực hiện nhiệm vụ; chú trọng khắc phục tình trạng bố trí nhân lực không phù hợp với yêu cầu công việc, trùng lặp nhiệm vụ hoặc chưa khai thác hiệu quả năng lực của đội ngũ hiện có. Căn cứ theo Mục II.7.c, trên cơ sở kết quả xác định nhu cầu nhân lực và phương án biên chế, các cơ quan, đơn vị chủ động xây dựng giải pháp bố trí, sử dụng và phát triển đội ngũ phù hợp; ưu tiên các giải pháp nâng cao năng suất, chất lượng công việc, cơ cấu lại đội ngũ và sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực hiện có trước khi đề xuất nhu cầu bổ sung.

Tình huống minh họa trong thực hiện thống kê số liệu

Một đơn vị sự nghiệp công lập vừa được chuyển giao thêm nhiệm vụ mới trong kỳ thống kê 3 tháng gần nhất. Khi tiến hành rà soát dữ liệu nhân lực để chuẩn bị cho kỳ báo cáo tích hợp hệ thống thông tin, đơn vị gặp phải hai vấn đề:

Thứ nhất: Dữ liệu về danh sách cán bộ, vị trí việc làm và biên chế đã được xác nhận chính xác trên cơ sở dữ liệu chuyên ngành trước đó. Đơn vị cấp trên yêu cầu lập lại báo cáo toàn bộ danh sách này bằng văn bản riêng. Căn cứ theo Mục II.6.đ, đơn vị có quyền từ chối lập lại biểu mẫu dữ liệu đã có sẵn này và đề nghị cấp trên khai thác, chia sẻ trực tiếp từ hệ thống thông tin hiện hành.

Thứ hai: Đối với khối lượng công việc của nhiệm vụ mới phát sinh trong 3 tháng, đơn vị dự kiến nhân số liệu này lên gấp 4 lần để ước tính khối lượng cho cả năm và đề xuất tăng biên chế. Theo quy định, cách làm này bị nghiêm cấm vì không được cơ học quy đổi số liệu của thời gian ngắn thành số liệu cả năm. Đơn vị bắt buộc phải thuyết minh rõ cơ sở xác định, xác định rõ phạm vi, kỳ thống kê, nguồn dữ liệu và cơ quan xác nhận; đồng thời theo Mục II.6.b, không được sử dụng số liệu chưa được xác nhận để kết luận nhu cầu nhân lực hoặc đề xuất biên chế.

Đối tượng chịu tác động và hành động cụ thể cần làm

Quy định về dữ liệu vị trí việc làm và biên chế phân định rõ trách nhiệm cho từng nhóm đối tượng cụ thể:

• Các bộ, cơ quan ngang bộ và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh: Theo Mục II.6.a và Điều 3, tổ chức thu thập, cập nhật, chuẩn hóa và kiểm chứng dữ liệu thuộc phạm vi quản lý; chỉ đạo các cơ quan chuyên môn khai thác dữ liệu liên thông, không ban hành quy định đòi hỏi cấp dưới nộp lại số liệu đã có sẵn trên hệ thống.
• Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị: Theo Mục II.6.b, trực tiếp chịu trách nhiệm về tính đầy đủ, chính xác của dữ liệu; chỉ đạo rà soát xác minh nguồn gốc số liệu; xây dựng phương án, lộ trình khắc phục các số liệu chưa kiểm chứng và tuyệt đối không đề xuất biên chế khi chưa đủ căn cứ xác nhận.
• Cán bộ phụ trách dữ liệu và báo cáo: Rà soát đối chiếu các trường thông tin trên hệ thống; thực hiện bổ sung, điều chỉnh theo Mục II.6.đ đối với những phần có biến động hoặc còn thiếu; kế thừa nguyên trạng các dữ liệu đã kiểm chứng.

Câu hỏi thường gặp

Có được yêu cầu đơn vị cấp dưới gửi báo cáo lại danh sách vị trí việc làm đã có trên hệ thống?

Không. Căn cứ theo Mục II.6.đ, không yêu cầu cơ quan, đơn vị lập lại dữ liệu đã có thể khai thác, sử dụng hợp pháp từ hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu hiện có; việc cập nhật phải kế thừa thông tin đã được kiểm chứng.

Số liệu chưa được kiểm chứng có được đưa vào phương án đề xuất biên chế không?

Không. Theo Mục II.6.b, tuyệt đối không sử dụng số liệu chưa được xác nhận làm căn cứ trực tiếp để kết luận nhu cầu nhân lực hoặc đề xuất biên chế. Nội dung chưa kiểm chứng phải lập phương án, xác định rõ nguyên nhân và thời hạn hoàn thiện.

Nhiệm vụ mới phát sinh chưa đủ thời gian thống kê cả năm thì xử lý số liệu thế nào?

Theo quy định, đối với nhiệm vụ mới phát sinh, mới chuyển giao hoặc đơn vị chưa có đủ thời gian thống kê, phải thuyết minh rõ cơ sở xác định, không được quy đổi cơ học số liệu của thời gian ngắn thành số liệu cả năm.

Dữ liệu về vị trí việc làm có bắt buộc phải bảo mật không?

Có. Căn cứ theo Mục II.6.d, việc quản lý, khai thác, chia sẻ dữ liệu phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước, bí mật công tác, thông tin cá nhân và các quy định pháp luật có liên quan.

Trách nhiệm rà soát và thực thi đúng quy định

Quy định cấm yêu cầu báo cáo lại dữ liệu đã sẵn có trên hệ thống thông tin là bước đột phá nhằm nâng cao hiệu suất quản trị công, bảo vệ cơ sở dữ liệu tập trung và thúc đẩy chuyển đổi số thực chất. Người đứng đầu cơ quan và cán bộ nghiệp vụ cần chủ động kiểm tra hiệu lực áp dụng, đối chiếu văn bản gốc và chuẩn hóa dữ liệu thuộc thẩm quyền, tránh việc vừa làm báo cáo thừa vừa để lọt số liệu chưa kiểm chứng.