Cơ quan giám sát phải báo trước mấy ngày khi làm việc trực tiếp về rửa tiền?

Theo quy định tại khoản 2 Điều 15 Thông tư 57/2026/TT-NHNN do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ban hành ngày 30 tháng 10 năm 2026, cơ quan thực hiện giám sát phải gửi thông báo bằng văn bản trước ít nhất 03 ngày làm việc cho đối tượng giám sát trước khi tổ chức làm việc trực tiếp về rửa tiền, trừ trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền có yêu cầu khác. Đồng thời, toàn bộ kết quả của buổi làm việc bắt buộc phải được lập thành văn bản có chữ ký xác nhận của cả hai bên theo khoản 3 Điều 15 Thông tư 57/2026/TT-NHNN.

Quy định này thiết lập khung thời gian chuẩn bị tối thiểu cho các tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài và các đối tượng báo cáo thuộc thẩm quyền quản lý nhà nước về tiền tệ, ngân hàng của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, tạo điều kiện để các đơn vị rà soát hồ sơ, số liệu và chuẩn bị nhân sự giải trình đúng trọng tâm.

Thời hạn thông báo khi làm việc trực tiếp về rửa tiền

Về mặt thủ tục, khoản 2 Điều 15 Thông tư 57/2026/TT-NHNN nêu rõ phương thức và thời hạn thực hiện: trước khi tiến hành làm việc trực tiếp, đơn vị thực hiện giám sát có nghĩa vụ gửi văn bản thông báo đến đối tượng giám sát trước tối thiểu 03 ngày làm việc. Thời hạn này được tính theo ngày làm việc hành chính, loại trừ các ngày nghỉ cuối tuần và ngày nghỉ lễ theo quy định.

Văn bản thông báo của cơ quan giám sát không được gửi chung chung mà phải xác định cụ thể 04 yếu tố bắt buộc theo quy định tại khoản 2 Điều 15 Thông tư 57/2026/TT-NHNN, bao gồm:

• Thành phần tham gia: Xác định rõ những cá nhân, chức danh đại diện cho cơ quan giám sát và các đại diện bắt buộc phải có mặt phía đơn vị bị giám sát;
• Nội dung làm việc: Liệt kê cụ thể phạm vi tài liệu, số liệu hoặc các vấn đề tuân thủ cần rà soát, giải trình;
• Thời gian làm việc: Ấn định ngày, giờ bắt đầu và kế hoạch thời gian triển khai;
• Địa điểm làm việc: Nơi diễn ra buổi làm việc trực tiếp giữa hai bên.

Ngoại lệ duy nhất đối với thời hạn báo trước 03 ngày làm việc được ghi nhận tại khoản 2 Điều 15 Thông tư 57/2026/TT-NHNN là «trừ trường hợp có yêu cầu khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền». Trong trường hợp xuất hiện yêu cầu đột xuất hoặc chỉ đạo đặc biệt từ cơ quan có thẩm quyền, thời hạn thông báo có thể được rút ngắn hoặc điều chỉnh phù hợp với quyết định đó.

Bốn căn cứ kích hoạt buổi làm việc trực tiếp

Đơn vị thực hiện giám sát không tiến hành làm việc trực tiếp một cách tùy nghi mà phải dựa trên các căn cứ nghiệp vụ cụ thể. Theo khoản 1 Điều 15 Thông tư 57/2026/TT-NHNN, hoạt động làm việc trực tiếp được tổ chức khi cơ quan giám sát phát hiện một trong bốn nhóm vấn đề sau:

• Tài liệu, thông tin, dữ liệu phục vụ nội dung và phạm vi giám sát có dấu hiệu không chính xác;
• Thông tin, dữ liệu chưa được cập nhật theo quy định giám sát;
• Các dữ liệu cần được làm rõ thêm theo yêu cầu giám sát chuyên biệt;
• Vấn đề liên quan đến việc chấp hành không đầy đủ quy định pháp luật phòng, chống rửa tiền, chỉ đạo, yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc liên quan đến rủi ro rửa tiền của đối tượng giám sát.

Như vậy, buổi làm việc trực tiếp là phương thức xử lý sâu nhằm giải quyết triệt để sự sai lệch dữ liệu, thiếu hụt thông tin hoặc các dấu hiệu rủi ro rửa tiền phát sinh trong quá trình giám sát từ xa.

Nghĩa vụ của đơn vị được giám sát khi tiếp xúc và lập biên bản

Khái niệm tiếp xúc đối tượng giám sát được làm rõ tại khoản 5 Điều 3 Thông tư 57/2026/TT-NHNN. Theo đó, tiếp xúc là việc cơ quan giám sát yêu cầu đối tượng giám sát báo cáo, giải trình và cung cấp tài liệu chứng minh tính chính xác, đầy đủ của thông tin, số liệu báo cáo, đồng thời làm rõ những vấn đề rủi ro hoặc việc chấp hành chưa đầy đủ quy định.

Tại buổi làm việc trực tiếp, đối tượng giám sát có nghĩa vụ cử đúng thành phần theo yêu cầu và cung cấp đầy đủ tài liệu giải trình. Sau khi kết thúc quá trình làm việc, khoản 3 Điều 15 Thông tư 57/2026/TT-NHNN bắt buộc kết quả phải được lập thành biên bản. Biên bản này phải có chữ ký xác nhận của đại diện đơn vị thực hiện giám sát và đại diện đối tượng giám sát để làm căn cứ pháp lý theo dõi việc khắc phục hoặc xử lý các bước giám sát tiếp theo.

Phân loại các văn bản chỉ đạo, yêu cầu của cơ quan nhà nước

Trong quá trình giám sát, việc chấp hành không đầy đủ các chỉ đạo, yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền là một trong những căn cứ để tổ chức làm việc trực tiếp. Khoản 4 Điều 3 Thông tư 57/2026/TT-NHNN quy định cụ thể các hình thức văn bản thể hiện chỉ đạo, yêu cầu của Ngân hàng Nhà nước:

Tình huống minh họa quy trình làm việc trực tiếp

Giả định trong quá trình theo dõi, quản lý cơ sở dữ liệu giám sát phòng, chống rửa tiền theo khoản 6 Điều 3 Thông tư 57/2026/TT-NHNN, đơn vị thực hiện giám sát phát hiện dữ liệu báo cáo của Ngân hàng Thương mại A có số liệu chưa chính xác và chưa cập nhật về danh mục khách hàng có rủi ro cao theo khoản 1 Điều 15 Thông tư 57/2026/TT-NHNN.

Đơn vị thực hiện giám sát ban hành văn bản thông báo gửi tới Ngân hàng A. Căn cứ khoản 2 Điều 15 Thông tư 57/2026/TT-NHNN, văn bản thông báo được phát hành bảo đảm khoảng cách trước ít nhất 03 ngày làm việc tính đến ngày làm việc dự kiến. Văn bản nêu rõ thành phần tham gia (đại diện Ban điều hành và Bộ phận phòng chống rửa tiền Ngân hàng A), nội dung làm việc (làm rõ dữ liệu phân loại rủi ro), thời gian và địa điểm làm việc.

Tại buổi làm việc, Ngân hàng A cung cấp tài liệu giải trình theo khoản 5 Điều 3 Thông tư 57/2026/TT-NHNN. Kết thúc buổi làm việc, hai bên lập biên bản ghi nhận toàn bộ kết quả và đại diện hai bên cùng ký xác nhận theo đúng khoản 3 Điều 15 Thông tư 57/2026/TT-NHNN.

Đối tượng chịu tác động và các bước chuẩn bị cần thực hiện

Căn cứ phạm vi điều chỉnh tại Điều 1 Thông tư 57/2026/TT-NHNN, các đối tượng chịu sự điều chỉnh bao gồm các đối tượng báo cáo theo quy định của Luật Phòng, chống rửa tiền thuộc trách nhiệm quản lý nhà nước về tiền tệ, hoạt động ngân hàng của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam. Khi nhận được thông báo làm việc trực tiếp, các tổ chức cần triển khai ngay các bước sau:

1. Tiếp nhận và kiểm tra thông báo: Đối chiếu văn bản thông báo với khoản 2 Điều 15 Thông tư 57/2026/TT-NHNN để xác định thời hạn 03 ngày làm việc, rà soát thành phần nhân sự được triệu tập, nội dung và địa điểm.
2. Thu thập và rà soát hồ sơ: Chuẩn bị tài liệu, số liệu chứng minh tính chính xác, đầy đủ của các báo cáo theo yêu cầu giải trình tại khoản 5 Điều 3 Thông tư 57/2026/TT-NHNN.
3. Cử nhân sự phù hợp: Đảm bảo nhân sự tham gia đúng chức danh được ghi trong văn bản thông báo để tham gia đối thoại, tiếp xúc và làm rõ thông tin.
4. Ký xác nhận biên bản: Cử đại diện có thẩm quyền ký xác nhận biên bản làm việc trực tiếp theo khoản 3 Điều 15 Thông tư 57/2026/TT-NHNN, bảo đảm các nội dung ghi nhận phản ánh đúng thực tế buổi làm việc.

Câu hỏi thường gặp về hoạt động giám sát trực tiếp

Thời hạn thông báo trước ít nhất 03 ngày làm việc có áp dụng cho mọi trường hợp không?

Theo khoản 2 Điều 15 Thông tư 57/2026/TT-NHNN, thời hạn thông báo trước ít nhất 03 ngày làm việc là quy định chung bắt buộc, trừ trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền có yêu cầu khác.

Văn bản thông báo làm việc trực tiếp bắt buộc phải có những thông tin gì?

Theo khoản 2 Điều 15 Thông tư 57/2026/TT-NHNN, văn bản thông báo phải nêu rõ 04 thông tin: thành phần tham gia, nội dung, thời gian và địa điểm làm việc.

Biên bản làm việc trực tiếp cần chữ ký của ai để có giá trị?

Căn cứ khoản 3 Điều 15 Thông tư 57/2026/TT-NHNN, biên bản phải có ký xác nhận giữa đại diện đơn vị thực hiện giám sát và đối tượng giám sát.

Khuyến nghị tuân thủ đối với bộ phận pháp chế và phòng chống rửa tiền

Quy định về thời hạn thông báo trước 03 ngày làm việc tại Điều 15 Thông tư 57/2026/TT-NHNN đặt ra yêu cầu cao về tính sẵn sàng của hệ thống dữ liệu tại các tổ chức tín dụng. Đơn vị bị giám sát không thể bị động chờ đến khi nhận được thông báo mới bắt đầu rà soát tài liệu.

Bộ phận pháp chế và phòng chống rửa tiền cần chủ động rà soát cơ sở dữ liệu giám sát, thường xuyên kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của các báo cáo nghiệp vụ. Khi phát sinh các yêu cầu giải trình, tổ chức tín dụng cần đối chiếu kỹ văn bản gốc Thông tư 57/2026/TT-NHNN, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ kiểm chứng và tham vấn tư vấn pháp lý khi cần thiết để bảo đảm quyền và nghĩa vụ hợp pháp trong suốt quá trình làm việc với cơ quan giám sát.