Hao hụt xăng dầu tại cửa hàng bán lẻ được tính gộp qua những khâu nào?

Hao hụt tại cửa hàng bán lẻ xăng dầu được xác định bằng tổng lượng hao hụt của 4 công đoạn gồm nhập, xuất, tồn chứa và súc rửa theo quy định tại khoản 1 Điều 13 Thông tư 68/2026/TT-BCT của Bộ Công Thương. Quy định này trực tiếp tác động đến công tác quản lý nội bộ, kiểm kê kỹ thuật và hạch toán hao hụt định mức của các cửa hàng trưởng cùng nhân viên quản lý cây xăng trên toàn quốc.

Vấn đề hao hụt xăng dầu tại cửa hàng bán lẻ luôn là mối quan tâm hàng đầu của thương nhân phân phối và người phụ trách điểm bán. Xăng dầu là mặt hàng bay hơi, chịu biến động nhiệt độ liên tục từ khâu tiếp nhận đến khi bơm rót trực tiếp vào phương tiện giao thông. Việc xác định rõ cấu phần hao hụt được tổng hợp từ những công đoạn nào giúp các cơ sở bán lẻ nắm bắt đúng hạn mức kỹ thuật được trừ lùi hợp pháp.

Bốn công đoạn tính gộp lượng hao hụt xăng dầu tại cửa hàng bán lẻ

Căn cứ theo khoản 1 Điều 13 Thông tư 68/2026/TT-BCT, công thức xác định hao hụt xăng dầu tại cửa hàng bán lẻ xăng dầu được tổng hợp từ 4 công đoạn cụ thể: nhập xăng dầu, xuất xăng dầu, tồn chứa xăng dầu và súc rửa bể chứa. Bốn mắt xích kỹ thuật này đại diện cho toàn bộ chu trình lưu chuyển vật chất tại điểm bán hàng trực tiếp, không bóc tách rời rạc khi tính tổng hao hụt chung.

Trước hết là công đoạn nhập hàng. Tại mắt xích này, xăng dầu được tiếp nhận từ các phương tiện vận tải đường bộ hoặc phương tiện chuyên dụng để nạp trực tiếp vào bồn, bể chứa ngầm của điểm bán lẻ. Quá trình xả hàng gây xáo trộn chất lỏng và hình thành khoảng trống hơi, làm thất thoát một phần nhiên liệu tự nhiên.

Kế tiếp là công đoạn tồn chứa. Nhiên liệu sau khi nhập nằm tại bể chứa ngầm chịu tác động bởi nhiệt độ đất, mức độ kín khít của hệ thống van thở và thời gian lưu kho. Quy định tách riêng công đoạn tồn chứa nhằm ghi nhận lượng nhiên liệu hao hụt theo thời gian nằm bồn.

Công đoạn thứ ba là công đoạn xuất xăng dầu từ bể chứa đến cột bơm. Nhiên liệu được hệ thống bơm đẩy hoặc hút dẫn qua đường ống ngầm lên thiết bị đo đếm của cột bơm trước khi cấp phát cho khách hàng. Đây là khâu có tần suất vận hành liên tục nhất trong ngày.

Công đoạn cuối cùng được tính gộp là súc rửa bồn bể. Định kỳ kỹ thuật hoặc khi phát sinh nhu cầu chuyển đổi chủng loại hàng, cửa hàng thực hiện việc vệ sinh, tháo vét cặn đáy bể chứa. Lượng hàng tồn bám dính đáy bồn và cặn thải bay hơi trong quá trình súc rửa được tính vào tổng lượng hao hụt chung của điểm bán lẻ.

Quy định tỷ lệ hao hụt công đoạn xuất từ bể chứa đến cột bơm

Đối với công đoạn xuất nhiên liệu tại cửa hàng bán lẻ, theo khoản 2 Điều 13 Thông tư 68/2026/TT-BCT, tỷ lệ hao hụt xăng dầu tối đa công đoạn xuất tính từ bồn hoặc bể chứa đến cột bơm xăng dầu được xác định căn cứ vào Phụ lục VIII ban hành kèm theo Thông tư. Mỗi dòng sản phẩm nhiên liệu có một mức tỷ lệ trần riêng biệt do đặc tính lý hóa và độ bay hơi không đồng nhất.

Cụ thể, xăng sinh học E5 và E10 có mức tỷ lệ hao hụt công đoạn xuất cao nhất. Xăng khoáng không chì xếp kế tiếp, trong khi các dòng dầu nhẹ như dầu hỏa, nhiên liệu phản lực và nhiên liệu điêzen có tỷ lệ thấp hơn rõ rệt. Quản lý cửa hàng không được áp dụng cào bằng một tỷ lệ duy nhất cho mọi mặt hàng kinh doanh.

Bảng số liệu trên cho thấy mức chênh lệch rõ ràng: xăng sinh học E5, E10 chịu định mức tối đa 0,085%, cao gần gấp đôi mức 0,045% của nhiên liệu điêzen (DO). Sự phân định này phản ánh chính xác tốc độ bay hơi và giãn nở thể tích của các phân đoạn hydrocacbon nhẹ kết hợp thành phần cồn sinh học.

Căn cứ xác định các công đoạn nhập, tồn chứa và súc rửa

Theo khoản 2 Điều 13 Thông tư 68/2026/TT-BCT, tỷ lệ hao hụt xăng dầu của các công đoạn nhập, tồn chứa và súc rửa không tính chung một khung với khâu xuất mà được dẫn chiếu chi tiết tại các Điều 6, Điều 8 và Điều 9 của Thông tư. Khi tổng hợp số liệu để báo cáo hoặc quyết toán hao hụt xăng dầu tại cửa hàng bán lẻ, người quản trị bắt buộc phải bóc tách dữ liệu đo đạc thực tế của từng khâu trước khi cộng gộp.

Các thương nhân bán lẻ cần tuân thủ cấu trúc quy trình theo dõi kỹ thuật đối với từng công đoạn thành phần:

• Khâu nhập hàng: Ghi nhận chênh lệch giữa lượng bàn giao từ phương tiện vận tải và lượng tiếp nhận thực tế vào bồn bể điểm bán theo định mức công đoạn tiếp nhận.
• Khâu tồn chứa: Đo tính lượng hao hụt tự nhiên phát sinh trong lòng bồn bể ngầm qua các kỳ kiểm kê định kỳ theo ngày hoặc chu kỳ lưu bồn.
• Khâu xuất hàng: Kiểm soát lượng xăng dầu đẩy qua hệ thống đường ống nội bộ từ bồn chứa ra cột bơm, đối chiếu với tỷ lệ khống chế tối đa tại Phụ lục VIII.
• Khâu súc rửa: Ghi nhận khối lượng xăng dầu bay hơi hoặc thất thoát theo quy trình làm sạch bể, tháo xả cặn định kỳ của hệ thống tồn trữ.

Điều kiện đo đếm và chuẩn hóa khối lượng khi hạch toán

Bên cạnh việc xác định lượng xăng dầu hao hụt theo điều kiện vận hành thực tế tại cây xăng, công tác kiểm kê và báo cáo hao hụt còn yêu cầu quy đổi thống nhất. Theo Phụ lục IX Thông tư 68/2026/TT-BCT quy định về mẫu báo cáo hao hụt xăng dầu, các thương nhân kinh doanh xăng dầu khi kê khai số liệu phải trình bày song song hai chỉ tiêu khối lượng:

1. Lượng xăng dầu hao hụt xác định theo điều kiện thực tế ghi nhận tại hiện trường cửa hàng.
2. Lượng xăng dầu hao hụt xác định theo điều kiện cơ sở chuẩn hóa với nhiệt độ là 15°C và áp suất là 101325 Pa.

Việc áp dụng điều kiện cơ sở ở nhiệt độ 15°C và áp suất 101325 Pa là căn cứ kỹ thuật bắt buộc giúp triệt tiêu yếu tố giãn nở do chênh lệch nhiệt độ giữa các mùa và các vùng địa lý khác nhau. Đơn vị tính được quy định thống nhất là mét khối (m³) đối với các dòng xăng, dầu nhẹ và tính bằng tấn đối với nhiên liệu đốt lò (FO), nhiên liệu hàng hải (F).

Đối tượng chịu ảnh hưởng và trách nhiệm thực thi

Quy chuẩn về hao hụt xăng dầu tại cửa hàng bán lẻ quy định tại Thông tư 68/2026/TT-BCT đặt ra trách nhiệm quản lý trực tiếp lên các chủ thể trong chuỗi bán lẻ nhiên liệu. Từng vị trí nhân sự cần nắm rõ nghĩa vụ để chuẩn hóa hồ sơ kỹ thuật:

• Cửa hàng trưởng cửa hàng bán lẻ xăng dầu: Chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc giám sát quy trình đo đạc 4 khâu nhập, xuất, tồn chứa và súc rửa bể chứa; kiểm tra tỷ lệ xuất thực tế từ bể đến cột bơm để không vượt trần Phụ lục VIII (như mức 0,085% cho xăng E5, E10 hay 0,045% cho dầu DO).
• Nhân viên kỹ thuật và giao nhận cây xăng: Phải ghi chép trung thực lượng nhiên liệu qua đồng hồ cột đo, quản lý chặt chẽ khâu xả hàng từ xe bồn vào bồn ngầm và thực hiện thao tác đo bể bảo đảm thông số nhiệt độ thực tế.
• Thương nhân kinh doanh xăng dầu: Căn cứ dữ liệu tổng hợp 4 công đoạn từ hệ thống cửa hàng bán lẻ trực thuộc để lập biểu mẫu báo cáo hao hụt xăng dầu theo kỳ gửi về Bộ Công Thương đúng mẫu Phụ lục IX.

Câu hỏi thường gặp về hao hụt tại điểm bán lẻ xăng dầu

Hao hụt xăng dầu tại cửa hàng bán lẻ có được bỏ bớt khâu súc rửa khi tính gộp không?

Không. Căn cứ theo khoản 1 Điều 13 Thông tư 68/2026/TT-BCT, công thức tính gộp xác định rõ ràng gồm đầy đủ 4 công đoạn: nhập, xuất, tồn chứa và súc rửa. Bất kỳ công đoạn nào phát sinh trong chu trình vận hành của điểm bán lẻ đều phải được ghi nhận đúng thực tế kỹ thuật.

Mức hao hụt tối đa công đoạn xuất của xăng sinh học E5 và E10 là bao nhiêu?

Căn cứ Phụ lục VIII Thông tư 68/2026/TT-BCT, tỷ lệ hao hụt xăng dầu tối đa công đoạn xuất tính từ bồn hoặc bể chứa đến cột bơm đối với xăng sinh học E5 và E10 là 0,085%.

Xăng không chì và nhiên liệu điêzen có cùng định mức hao hụt khi bơm ra cột không?

Không. Theo Phụ lục VIII Thông tư 68/2026/TT-BCT, tỷ lệ hao hụt xuất tối đa từ bể đến cột bơm của xăng không chì các loại là 0,075%, trong khi nhiên liệu điêzen (DO) các loại có định mức tối đa là 0,045%.

Điều kiện cơ sở để xác định lượng hao hụt xăng dầu chuẩn hóa là gì?

Theo Phụ lục IX Thông tư 68/2026/TT-BCT, điều kiện cơ sở chuẩn hóa để xác định lượng xăng dầu hao hụt là nhiệt độ 15°C và áp suất 101325 Pa.

Khuyến nghị cho công tác quản trị hao hụt tại cửa hàng

Tỷ lệ hao hụt xăng dầu tại cửa hàng bán lẻ hiện nay được khống chế chặt chẽ theo từng mặt hàng và từng công đoạn cụ thể tại Thông tư 68/2026/TT-BCT. Để bảo đảm tính tuân thủ pháp lý và tối ưu hóa chi phí vận hành, cửa hàng trưởng và cán bộ phụ trách điểm bán lẻ cần chủ động rà soát hệ thống đường ống dẫn từ bể chứa đến cột bơm, kiểm chuẩn thường xuyên các cột đo cấp phát và duy trì nhật ký theo dõi bồn bể chính xác.

Người quản trị doanh nghiệp bán lẻ xăng dầu cần đối chiếu trực tiếp hồ sơ hạch toán nội bộ với các hạn mức quy định tại Thông tư 68/2026/TT-BCT, chuẩn hóa quy trình lập báo cáo theo mẫu Phụ lục IX ở cả điều kiện thực tế lẫn điều kiện cơ sở (15°C, 101325 Pa). Khi có vướng mắc phát sinh trong quá trình xác định số liệu giữa các công đoạn nhập, xuất, tồn chứa và súc rửa, thương nhân cần tham vấn các chuyên gia hoặc cơ quan quản lý chuyên ngành để áp dụng đúng quy chuẩn kỹ thuật hiện hành.