Mã số mã vạch cũ có phải làm thủ tục cấp lại từ năm 2027?

Mã số mã vạch cũ có phải làm thủ tục cấp lại từ năm 2027?

Vấn đề duy trì hay chuyển đổi hệ thống mã số, mã vạch và dữ liệu truy xuất nguồn gốc đang thu hút sự chú ý của cộng đồng doanh nghiệp sản xuất, xuất nhập khẩu. Nhiều đơn vị băn khoăn về nguy cơ phải nộp lại hồ sơ, đăng ký mới mã số mã vạch hoặc chịu thêm gánh nặng tài chính khi hạ tầng quản lý chuyển đổi. Căn cứ quy định tại Nghị định 372/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp đang sở hữu mã số, mã vạch hợp lệ không bị yêu cầu cấp lại hay khai báo lại khi chuyển tiếp sang hệ thống mới.

Quy định chuyển tiếp đối với mã số mã vạch và hệ thống truy xuất hiện có

Theo khoản 3 Điều 37, các hệ thống truy xuất nguồn gốc, hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu, nền tảng số và mã số, mã vạch đã được xây dựng, cấp, sử dụng, vận hành hợp pháp trước ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành được tiếp tục sử dụng. Quy định chỉ rõ cơ quan quản lý không yêu cầu thay thế, cấp lại hoặc khai báo lại thông tin, dữ liệu, mã số, mã vạch đã được xác thực hợp lệ. Quy tắc kế thừa này giúp doanh nghiệp tránh được gián đoạn hoạt động sản xuất, đóng gói và lưu thông hàng hóa trên thị trường nội địa lẫn xuất khẩu.

Tuy nhiên, cơ chế miễn trừ thủ tục cấp lại đi kèm điều kiện kỹ thuật mang tính bắt buộc. Theo khoản 3 Điều 37, trường hợp thông tin hoặc hệ thống không bảo đảm yêu cầu về tính chính xác, toàn vẹn, an toàn hoặc khả năng kết nối, liên thông thì việc xử lý dữ liệu và mã số mã vạch sẽ phải điều chỉnh theo quy định. Doanh nghiệp cần chủ động rà soát trạng thái dữ liệu nhằm bảo đảm khả năng tương thích khi hệ thống quốc gia vận hành.

Bên cạnh đó, việc liên thông dữ liệu lịch sử được quy định cụ thể tại khoản 2 Điều 37. Dữ liệu liên quan đến truy xuất nguồn gốc sản phẩm, hàng hoá đã được tạo lập, thu thập, khai báo hợp lệ trước thời điểm Nghị định này có hiệu lực thì không phải thực hiện thu thập, khai báo lại. Nguồn dữ liệu này được kết nối, đồng bộ với Nền tảng quốc gia về định danh, xác thực và truy xuất nguồn gốc sản phẩm, hàng hoá nhằm phục vụ tạo lập mã UID.

Cơ chế tự động khởi tạo mã DID: Không hồ sơ, không phát sinh chi phí

Điểm đột phá trong chính sách quản trị định danh nằm ở phương thức thiết lập Mã định danh phi tập trung (mã DID). Theo khoản 1 Điều 6, mã DID là mã định danh kỹ thuật duy nhất, được tạo lập cho hai nhóm đối tượng: mã DID của chủ thể gắn với khoá công khai của chủ thể và mã DID của sản phẩm, hàng hóa phục vụ định danh đối tượng sản phẩm, hàng hóa trên Nền tảng chuỗi khối quốc gia.

Doanh nghiệp không cần lập văn bản hay nộp bộ hồ sơ hành chính nào để sở hữu mã DID. Theo khoản 1 Điều 6, mã DID được khởi tạo tự động trên Nền tảng chuỗi khối quốc gia đồng thời với quá trình tạo lập mã UID hoặc xác lập chủ thể tham gia; tổ chức, cá nhân không phải thực hiện thủ tục đăng ký, đề nghị cấp mã DID. Quá trình thiết lập mã định danh chủ thể được gắn với danh tính điện tử của tổ chức hoặc thông qua việc yêu cầu cung cấp và xác minh các giấy tờ định danh tổ chức.

Gánh nặng tài chính cũng được tháo gỡ triệt để tại khoản 2 Điều 6. Hoạt động tạo lập, quản lý mã DID phục vụ định danh, xác thực, truy vết dữ liệu được thực hiện tự động và hoàn toàn miễn phí. Tổ chức, cá nhân không phải nộp phí, lệ phí hoặc bất kỳ khoản chi phí nào khác cho quy trình vận hành này.

Bảng so sánh cơ chế quản lý dữ liệu và định danh: Cũ và mới

Quy trình triển khai theo quy định mới xác lập sự phân định rõ rệt giữa phương thức quản lý thủ công truyền thống và hạ tầng kỹ thuật số liên thông:

Lộ trình thực hiện và điều kiện kỹ thuật kết nối

Mốc thời gian tuân thủ kỹ thuật được thiết lập rõ ràng cho các bên vận hành hạ tầng số. Theo khoản 1 Điều 37, các cơ quan nhà nước đã ban hành danh mục sản phẩm, hàng hóa rủi ro cao cùng tổ chức, cá nhân vận hành hệ thống truy xuất nguồn gốc sản phẩm, hàng hóa thực hiện việc kết nối, chia sẻ, liên thông, đồng bộ dữ liệu với Nền tảng quốc gia về định danh, xác thực và truy xuất nguồn gốc sản phẩm, hàng hoá theo thời hạn luật định.

Thời hạn chót được xác định là chậm nhất 06 tháng kể từ thời điểm Trung tâm dữ liệu quốc gia công bố Nền tảng này đủ điều kiện để thực hiện. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp và các tổ chức vận hành không bị áp đặt thời hạn cứng ngay lập tức, mà tiến độ căn cứ vào thông báo chính thức của cơ quan quản lý hạ tầng dữ liệu quốc gia.

Về quy chuẩn kỹ thuật, theo khoản 3 Điều 6, Bộ Công an giữ trách nhiệm hướng dẫn về kỹ thuật, nghiệp vụ trong việc tạo lập, đăng ký, sử dụng, thu hồi mã DID dùng phục vụ hoạt động định danh, xác thực, truy vết dữ liệu. Doanh nghiệp cần theo dõi các tiêu chuẩn kỹ thuật nghiệp vụ này để đảm bảo hệ thống nội bộ đáp ứng chuẩn giao tiếp khi tích hợp.

Tình huống minh họa: Xử lý dữ liệu sản phẩm của doanh nghiệp đang hoạt động

Xét tình huống thực tế của Công ty A đang vận hành hệ thống truy xuất nguồn gốc nội bộ với các dải mã số, mã vạch đã xác thực hợp lệ trước đây. Khi áp dụng các quy chuẩn mới, bài toán chuyển tiếp được giải quyết như sau:

Thứ nhất, đối với mã số, mã vạch hiện có gắn trên bao bì xuất xưởng: Theo khoản 3 Điều 37, Công ty A được tiếp tục sử dụng nguyên trạng mã số, mã vạch hợp pháp, không bị buộc phải thay thế mẫu in, nộp hồ sơ xin cấp lại hay kê khai lại danh mục sản phẩm đã xác thực.

Thứ hai, đối với toàn bộ dữ liệu truy xuất nguồn gốc đã lưu trữ: Theo khoản 2 Điều 37, Công ty A không cần thu thập hay khai báo lại từ đầu. Toàn bộ cơ sở dữ liệu hợp lệ được kết nối, đồng bộ thẳng vào Nền tảng quốc gia về định danh, xác thực và truy xuất nguồn gốc sản phẩm, hàng hóa để phục vụ việc tạo lập mã UID.

Thứ ba, việc cấp mã DID cho Công ty A và từng danh mục hàng hóa: Theo khoản 1 Điều 6, hệ thống tự động khởi tạo mã DID gắn với danh tính điện tử của Công ty A và từng sản phẩm. Công ty không cần làm hồ sơ xin cấp mã và theo khoản 2 Điều 6, Công ty A hoàn toàn không phải trả khoản phí hay lệ phí nào.

Thứ tư, về thời hạn kết nối: Khi Trung tâm dữ liệu quốc gia phát thông báo công bố nền tảng đủ điều kiện, Công ty A có tối đa 06 tháng theo khoản 1 Điều 37 để hoàn thành tích hợp, chia sẻ dữ liệu hệ thống truy xuất nội bộ với Nền tảng quốc gia.

Nhóm đối tượng chịu tác động và hành động cần triển khai

Các nhóm chủ thể tham gia chuỗi cung ứng hàng hóa chịu tác động trực tiếp từ quy định mới cần chủ động thực thi các đầu việc tương ứng:

• Doanh nghiệp sản xuất, chế biến và phân phối hàng hóa: Kiểm tra tính chính xác, toàn vẹn của mã số, mã vạch và dữ liệu truy xuất nguồn gốc đã lập; duy trì danh tính điện tử của tổ chức để phục vụ khởi tạo tự động mã DID theo khoản 1 Điều 6.
• Tổ chức, cá nhân vận hành hệ thống truy xuất nguồn gốc độc lập: Chuẩn bị sẵn sàng hạ tầng kết nối, rà soát khả năng tương thích nhằm đáp ứng thời hạn chậm nhất 06 tháng sau khi Trung tâm dữ liệu quốc gia công bố Nền tảng đủ điều kiện theo khoản 1 Điều 37.
• Cơ quan nhà nước quản lý danh mục sản phẩm rủi ro cao: Phối hợp liên thông dữ liệu chuyên ngành với Nền tảng quốc gia về định danh, xác thực và truy xuất nguồn gốc sản phẩm, hàng hoá theo Điều 1 và khoản 1 Điều 37.

Câu hỏi thường gặp

Mã số, mã vạch đã cấp trước đây có bị buộc phải hủy bỏ để cấp lại không?

Không. Căn cứ khoản 3 Điều 37, các mã số, mã vạch đã được xây dựng, cấp, sử dụng hợp pháp trước ngày văn bản có hiệu lực tiếp tục được sử dụng, không yêu cầu thay thế, cấp lại hoặc khai báo lại trừ khi không bảo đảm an toàn, toàn vẹn hoặc mất kết nối.

Doanh nghiệp có phải trả phí khởi tạo mã DID trên chuỗi khối quốc gia không?

Không. Theo khoản 2 Điều 6, việc tạo lập và quản lý mã DID được thực hiện tự động và hoàn toàn miễn phí, doanh nghiệp không phải nộp phí, lệ phí hay chi phí nào khác.

Thủ tục xin cấp mã DID cho tổ chức và sản phẩm gồm những bước nào?

Không có thủ tục xin cấp. Theo khoản 1 Điều 6, mã DID được khởi tạo tự động trên Nền tảng chuỗi khối quốc gia đồng thời với quá trình tạo lập mã UID hoặc xác lập chủ thể tham gia gắn với danh tính điện tử của tổ chức.

Thời hạn tối đa để hoàn thành liên thông hệ thống truy xuất nguồn gốc là bao lâu?

Theo khoản 1 Điều 37, tổ chức vận hành hệ thống truy xuất nguồn gốc phải thực hiện kết nối, chia sẻ, đồng bộ dữ liệu chậm nhất 06 tháng kể từ thời điểm Trung tâm dữ liệu quốc gia công bố Nền tảng đủ điều kiện.

Tổng kết và khuyến nghị cho doanh nghiệp

Các quy định chuyển tiếp tại Nghị định 372/2026/NĐ-CP thể hiện chủ trương đơn giản hóa thủ tục hành chính, bảo vệ tối đa quyền lợi và hạ tầng sẵn có của doanh nghiệp. Nỗi lo về việc phải nộp lại hồ sơ hay bỏ dải mã số mã vạch cũ hoàn toàn không xảy ra nếu dữ liệu của đơn vị đáp ứng tính toàn vẹn và hợp pháp.

Thời gian tới, doanh nghiệp cần chủ động đối chiếu văn bản gốc, kiểm tra hiệu lực dữ liệu nội bộ và theo sát các thông báo kỹ thuật nghiệp vụ từ Bộ Công an cũng như thông báo về tiến độ vận hành Nền tảng từ Trung tâm dữ liệu quốc gia để hoàn tất liên thông theo đúng thời hạn luật định.