Mất giấy tờ phục vụ tại ngũ, xác nhận tuổi quân bằng cách nào?

Quân nhân đã chuyển ra ngoài Quân đội nhưng không còn giữ được các giấy tờ gốc liên quan đến thời gian phục vụ tại ngũ vẫn có thể hoàn thiện hồ sơ để đề nghị xác nhận tuổi quân. Theo Điều 1 Thông tư 173/2026/TT-BQP của Bộ Quốc phòng (ban hành ngày 28/10/2026, sửa đổi, bổ sung điểm c khoản 2 Điều 7 Thông tư số 18/2012/TT-BQP đã được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 65/2025/TT-BQP), người thuộc diện này chỉ cần cung cấp một trong các loại giấy tờ thay thế hợp lệ như bản sao quyết định thôi phục vụ tại ngũ, giấy chứng nhận của đơn vị cũ, bản khai cá nhân có xác nhận của chính quyền cơ sở hoặc bản sao tài liệu do Đảng bộ, cơ quan có thẩm quyền cấp.

Về cơ quan giải quyết, theo Điều 2 Thông tư 173/2026/TT-BQP (sửa đổi, bổ sung khoản 4 Điều 8 Thông tư số 18/2012/TT-BQP), Chỉ huy trưởng Ban Chỉ huy quân sự cấp xã là người có thẩm quyền căn cứ vào hồ sơ nêu trên để chứng nhận tuổi quân cho quân nhân đã chuyển ra ngoài Quân đội đang thường trú tại địa phương thuộc quyền quản lý. Quy định này mở ra hướng tháo gỡ rõ ràng cho người đã xuất ngũ, phục viên, chuyển ngành hoặc nghỉ hưu bị thất lạc hồ sơ gốc qua thời gian dài.

Các loại giấy tờ thay thế hợp lệ khi mất hồ sơ gốc

Điểm đáng chú ý tại Điều 1 Thông tư 173/2026/TT-BQP (sửa đổi điểm c khoản 2 Điều 7) là quy định không buộc người dân phải thu thập đồng thời tất cả các loại giấy tờ. Văn bản nêu rõ trường hợp quân nhân đã chuyển ra ngoài Quân đội nay không còn giữ được các giấy tờ liên quan đến thời gian phục vụ tại ngũ thì hồ sơ chỉ cần có một trong các giấy xác nhận thuộc danh mục cho phép. Cách thiết kế này giúp giảm bớt gánh nặng tìm kiếm giấy tờ đối với những người đã rời quân ngũ nhiều năm hoặc có đơn vị cũ đã thay đổi, sáp nhập.

Nhóm giấy tờ thứ nhất là bản sao các quyết định đánh dấu việc kết thúc thời gian phục vụ tại ngũ hoặc giấy chứng nhận từ đơn vị cũ. Cụ thể, người đề nghị có thể nộp bản sao quyết định xuất ngũ, bản sao quyết định phục viên, bản sao quyết định chuyển ngành hoặc bản sao quyết định nghỉ hưu. Nếu không còn bản sao các quyết định này, người dân có thể xin giấy chứng nhận thời gian phục vụ tại ngũ do chính đơn vị nơi mình công tác trước khi thôi phục vụ tại ngũ cấp.

Nhóm giấy tờ thứ hai dành cho trường hợp không thể tìm lại quyết định hay giấy xác nhận trực tiếp từ đơn vị quân đội cũ. Theo đó, cá nhân được tự lập bản khai về thời gian công tác trong Quân đội của mình, sau đó trình Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu xác nhận nội dung bản khai đó. Ngoài ra, người dân cũng có thể dùng bản sao giấy tờ, tài liệu do Đảng bộ hoặc cơ quan có thẩm quyền cung cấp, miễn là tài liệu đó thể hiện được các mốc thời gian gồm thời gian nhập ngũ, thời gian tái ngũ và thời gian thôi phục vụ tại ngũ.

Thẩm quyền xác nhận tuổi quân của Ban Chỉ huy quân sự cấp xã

Sau khi chuẩn bị được một trong các giấy tờ thay thế nêu trên, câu hỏi tiếp theo của người dân là nộp hồ sơ ở đâu và ai là người ký giải quyết. Điều 2 Thông tư 173/2026/TT-BQP (sửa đổi, bổ sung khoản 4 Điều 8) quy định trực tiếp Chỉ huy trưởng Ban Chỉ huy quân sự cấp xã là người thực hiện việc giải quyết tuổi quân cho đối tượng này. Quy định giao thẩm quyền về cấp xã giúp quân nhân đã rời ngũ thuận tiện làm thủ tục ngay tại nơi sinh sống thay vì phải đi lại qua nhiều cấp trung gian.

Tuy nhiên, thẩm quyền của Chỉ huy trưởng Ban Chỉ huy quân sự cấp xã gắn liền với hai điều kiện rõ ràng. Thứ nhất, người được giải quyết phải là quân nhân đã chuyển ra ngoài Quân đội và có đủ hồ sơ theo quy định tại khoản 2 Điều 7. Thứ hai, người đề nghị phải đang thường trú tại địa phương thuộc quyền quản lý của Ban Chỉ huy quân sự cấp xã đó. Như vậy, yếu tố nơi thường trú đóng vai trò quyết định địa điểm nộp và giải quyết hồ sơ.

Trên cơ sở hồ sơ hợp lệ do quân nhân cung cấp, Chỉ huy trưởng Ban Chỉ huy quân sự cấp xã đối chiếu và chứng nhận thời gian tính tuổi quân theo đúng thẩm quyền. Việc xác định rõ chủ thể chịu trách nhiệm ở cấp cơ sở cũng đồng nghĩa với việc người dân có địa chỉ cụ thể để liên hệ, hỏi đáp và theo dõi kết quả giải quyết chế độ liên quan đến quá trình phục vụ trong Quân đội.

Ai bị ảnh hưởng và cần làm gì để hoàn thiện hồ sơ?

Quy định tại Chương I Thông tư 173/2026/TT-BQP tác động trực tiếp đến cả người từng phục vụ trong Quân đội lẫn các cơ quan thực thi tại cơ sở. Cụ thể, nhóm đối tượng chịu ảnh hưởng và phạm vi trách nhiệm của từng bên được xác định như sau:

• Quân nhân đã chuyển ra ngoài Quân đội bị mất giấy tờ: Bao gồm những người từng xuất ngũ, phục viên, chuyển ngành hoặc nghỉ hưu nhưng hiện không còn giữ được bản chính các giấy tờ liên quan đến thời gian phục vụ tại ngũ.
• Chỉ huy trưởng Ban Chỉ huy quân sự cấp xã: Là người tiếp nhận căn cứ hồ sơ theo khoản 2 Điều 7 để xem xét và chứng nhận tuổi quân cho quân nhân đang thường trú tại địa bàn mình quản lý.
• Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu: Thực hiện việc xác nhận vào bản khai của cá nhân về thời gian công tác trong Quân đội khi người dân lựa chọn phương án kê khai lại quá trình công tác.
• Đơn vị cũ, Đảng bộ hoặc cơ quan có thẩm quyền: Có vai trò cung cấp giấy chứng nhận thời gian phục vụ tại ngũ hoặc bản sao giấy tờ, tài liệu thể hiện mốc nhập ngũ, tái ngũ và thôi phục vụ tại ngũ theo đề nghị hợp lệ.

Để quá trình đề nghị giải quyết tuổi quân diễn ra thuận lợi và hạn chế việc phải bổ sung nhiều lần, quân nhân đã chuyển ra ngoài Quân đội nên thực hiện theo trình tự công việc cụ thể dưới đây:

1. Rà soát lại giấy tờ còn lưu giữ: Kiểm tra xem gia đình hoặc bản thân còn giữ bản sao quyết định xuất ngũ, phục viên, chuyển ngành hay nghỉ hưu hay không. Nếu còn một trong các bản sao này thì sử dụng ngay để lập hồ sơ theo điểm c khoản 2 Điều 7.
2. Liên hệ nơi lưu trữ hồ sơ nếu mất toàn bộ bản sao quyết định: Trường hợp không còn bản sao quyết định rời ngũ, cân nhắc xin chứng nhận thời gian phục vụ tại ngũ từ đơn vị trước khi thôi phục vụ tại ngũ, hoặc đề nghị Đảng bộ, cơ quan có thẩm quyền cung cấp bản sao tài liệu thể hiện rõ thời gian nhập ngũ, tái ngũ và thôi phục vụ tại ngũ.
3. Lập bản khai cá nhân khi không còn tài liệu từ đơn vị hoặc cơ quan cũ: Nếu lựa chọn phương án dùng bản khai cá nhân về thời gian công tác trong Quân đội, người làm hồ sơ cần mang bản khai đến Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu để đề nghị xác nhận theo đúng quy định.
4. Nộp hồ sơ đúng địa bàn thường trú: Mang giấy tờ xác nhận hợp lệ đến Ban Chỉ huy quân sự cấp xã nơi mình đang thường trú để Chỉ huy trưởng Ban Chỉ huy quân sự cấp xã xem xét, giải quyết theo khoản 4 Điều 8.

Tình huống minh họa áp dụng quy định mới

Để hình dung rõ cách vận dụng quy định tại Điều 1 và Điều 2 Thông tư 173/2026/TT-BQP trong thực tế, có thể xét trường hợp của ông Minh, một quân nhân đã xuất ngũ chuyển ra ngoài Quân đội từ lâu và hiện đang thường trú ổn định tại địa phương. Do nhiều lần chuyển chỗ ở, ông Minh không còn giữ được quyết định xuất ngũ bản chính cũng như các giấy tờ gốc liên quan đến thời gian phục vụ tại ngũ.

Khi cần chứng minh thời gian tính tuổi quân để phục vụ các thủ tục cá nhân, ông Minh đối chiếu với quy định tại điểm c khoản 2 Điều 7. Trước hết, ông kiểm tra lại tủ hồ sơ gia đình nhưng cũng không tìm thấy bản sao quyết định xuất ngũ, phục viên, chuyển ngành hay nghỉ hưu, đồng thời việc liên hệ lại đơn vị cũ trước khi thôi phục vụ tại ngũ gặp khó khăn. Trong trường hợp này, ông Minh vẫn còn hai lựa chọn khác được pháp luật cho phép.

Lựa chọn thứ nhất là ông Minh liên hệ với Đảng bộ hoặc cơ quan có thẩm quyền nơi đang quản lý hồ sơ của mình để xin bản sao tài liệu thể hiện đầy đủ thời gian nhập ngũ, thời gian tái ngũ (nếu có) và thời gian thôi phục vụ tại ngũ. Lựa chọn thứ hai là ông tự lập bản khai cá nhân về thời gian công tác trong Quân đội rồi nộp lên Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu nơi phù hợp để được xác nhận nội dung kê khai.

Sau khi có được bản sao tài liệu từ cơ quan có thẩm quyền hoặc bản khai cá nhân đã có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã, ông Minh nộp hồ sơ này tới Ban Chỉ huy quân sự cấp xã nơi ông đang đăng ký thường trú. Căn cứ vào hồ sơ quy định tại khoản 2 Điều 7, Chỉ huy trưởng Ban Chỉ huy quân sự cấp xã nơi đó thực hiện việc giải quyết tuổi quân cho ông Minh theo đúng thẩm quyền được giao tại khoản 4 Điều 8.

Câu hỏi thường gặp khi làm thủ tục về tuổi quân

Không còn quyết định xuất ngũ bản chính thì có dùng bản sao được không?

Có. Theo Điều 1 Thông tư 173/2026/TT-BQP (sửa đổi điểm c khoản 2 Điều 7), trường hợp quân nhân đã chuyển ra ngoài Quân đội không còn giữ được giấy tờ liên quan đến thời gian phục vụ tại ngũ thì có thể sử dụng bản sao quyết định xuất ngũ, phục viên, chuyển ngành hoặc nghỉ hưu làm căn cứ trong hồ sơ đề nghị giải quyết.

Nếu không có cả bản sao quyết định lẫn giấy chứng nhận của đơn vị cũ thì phải làm thế nào?

Trong tình huống này, người đề nghị vẫn còn hai phương án thay thế theo điểm c khoản 2 Điều 7. Bạn có thể lập bản khai cá nhân về thời gian công tác trong Quân đội và xin xác nhận của Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu, hoặc sử dụng bản sao giấy tờ, tài liệu do Đảng bộ hoặc cơ quan có thẩm quyền cung cấp thể hiện thời gian nhập ngũ, tái ngũ và thôi phục vụ tại ngũ.

Tài liệu do Đảng bộ hoặc cơ quan có thẩm quyền cung cấp cần thể hiện những mốc nào?

Quy định tại điểm c khoản 2 Điều 7 nêu rõ bản sao giấy tờ, tài liệu do Đảng bộ hoặc cơ quan có thẩm quyền cung cấp phải thể hiện được thông tin về thời gian nhập ngũ, thời gian tái ngũ và thời gian thôi phục vụ tại ngũ của quân nhân. Việc có đủ các mốc thời gian này là căn cứ để cơ quan quân sự xác định chính xác tổng thời gian phục vụ trong Quân đội.

Quân nhân chuyển ra ngoài Quân đội nộp hồ sơ ở xã nơi tạm trú có được không?

Theo khoản 4 Điều 8 (được sửa đổi tại Điều 2 Thông tư 173/2026/TT-BQP), Chỉ huy trưởng Ban Chỉ huy quân sự cấp xã giải quyết tuổi quân cho quân nhân đã chuyển ra ngoài Quân đội đang thường trú tại địa phương thuộc quyền quản lý. Vì vậy, người đề nghị cần nộp hồ sơ tại Ban Chỉ huy quân sự cấp xã nơi mình đăng ký thường trú để bảo đảm đúng thẩm quyền giải quyết.

Tóm tắt quy định và việc người dân nên làm tiếp theo

Điểm cốt lõi cần nắm từ Chương I Thông tư 173/2026/TT-BQP là quân nhân đã chuyển ra ngoài Quân đội bị mất giấy tờ gốc không bị tắc đường giải quyết tuổi quân. Chỉ cần có một trong bốn loại giấy tờ thay thế tại điểm c khoản 2 Điều 7, người dân hoàn toàn có cơ sở nộp hồ sơ đề nghị Chỉ huy trưởng Ban Chỉ huy quân sự cấp xã nơi mình thường trú xem xét, giải quyết theo khoản 4 Điều 8.

Trước khi đi nộp hồ sơ, người dân nên kiểm tra tình trạng hiệu lực và đối chiếu toàn văn Thông tư 173/2026/TT-BQP cùng Thông tư số 18/2012/TT-BQP để nắm trọn vẹn các quy định liên quan khác của khoản 2 Điều 7 nếu có. Trong trường hợp hồ sơ quá khứ có tình tiết phức tạp như từng tái ngũ nhiều lần hoặc giấy tờ lưu trữ bị thiếu mốc thời gian, người đề nghị nên liên hệ trực tiếp Ban Chỉ huy quân sự cấp xã nơi thường trú hoặc tham khảo tư vấn pháp lý chuyên môn để được hướng dẫn chuẩn bị tài liệu chính xác ngay từ đầu, giúp hoàn thiện hồ sơ xác nhận tuổi quân nhanh gọn và đúng quy định.