Có phải nộp lại thông tin nếu tổ chức đã kết nối dữ liệu quốc gia?

Người dân và doanh nghiệp không phải nộp lại thông tin đã có trong hệ thống nếu các tổ chức tài chính, ngân hàng đã kết nối thành công với cơ sở dữ liệu chuyên ngành hoặc cơ sở dữ liệu quốc gia. Quy định này mang lại sự thuận tiện lớn khi thực hiện các giao dịch, giảm thiểu việc chuẩn bị các hồ sơ trùng lặp.

Trường hợp không phải nộp lại thông tin khi đối tượng báo cáo đã kết nối dữ liệu

Theo khoản 4 Điều 2 Luật 23/2026/QH16 (bổ sung khoản 5 Điều 10 Luật Phòng, chống rửa tiền), cơ chế khai thác dữ liệu điện tử chính thức được áp dụng nhằm giảm tải thủ tục hành chính. Cụ thể, trường hợp đối tượng báo cáo có thể kết nối, khai thác được thông tin nhận biết khách hàng trong cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành theo quy định của pháp luật thì không yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu.

Điều này đồng nghĩa với việc đối với những dữ liệu mà cơ quan chức năng đã số hóa và chia sẻ hợp pháp, tổ chức báo cáo có trách nhiệm chủ động tra cứu trên hệ thống để hoàn thành quy trình nhận biết, thay vì đòi hỏi người thực hiện giao dịch phải nộp bản sao hay xuất trình lại nhiều lần.

Các danh mục thông tin nhận biết khách hàng theo quy định

Để phục vụ công tác phòng, chống rửa tiền và nhận biết đối tượng giao dịch, các tổ chức báo cáo thu thập danh mục thông tin theo từng nhóm đối tượng cụ thể:

Hồ sơ, tài liệu dùng để xác minh thông tin

Theo khoản 5 Điều 2 Luật 23/2026/QH16 (sửa đổi, bổ sung khoản 1 Điều 12), việc xác minh thông tin nhận biết khách hàng được thực hiện qua các nguồn tài liệu, dữ liệu chuẩn mực:

• Khách hàng cá nhân: Căn cước, Căn cước điện tử, Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực; giấy tờ khác do cơ quan có thẩm quyền cấp, văn bản chứng minh tư cách đại diện (nếu có).
• Khách hàng tổ chức: Giấy phép thành lập, quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp còn hiệu lực; tài khoản định danh điện tử, quyết định về tổ chức lại, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động; điều lệ; quyết định bổ nhiệm hoặc hợp đồng thuê người quản lý; tài liệu về người đại diện và chủ sở hữu hưởng lợi.
• Khách hàng tham gia thỏa thuận pháp lý: Văn bản xác lập thỏa thuận pháp lý; tài liệu đăng ký thỏa thuận pháp lý và tài liệu khác có liên quan.

Trách nhiệm minh bạch thông tin trong thỏa thuận pháp lý

Theo khoản 7 Điều 2 Luật 23/2026/QH16 (sửa đổi, bổ sung Điều 22), bên nhận ủy thác hoặc bên giữ vai trò tương đương trong thỏa thuận pháp lý có trách nhiệm thu thập, cập nhật thông tin nhận dạng về các bên liên quan, bao gồm người giám sát và cá nhân có quyền kiểm soát cuối cùng. Trường hợp bên liên quan là pháp nhân, hồ sơ phải ghi nhận thông tin cơ bản và chủ sở hữu hưởng lợi của pháp nhân đó.

Bên cạnh đó, theo khoản 6 Điều 2 Luật 23/2026/QH16 (sửa đổi, bổ sung khoản 1 Điều 19), các tổ chức báo cáo phải ban hành chính sách đánh giá rủi ro trước khi cung cấp dịch vụ mới hoặc dịch vụ áp dụng công nghệ đổi mới để phát hiện, ngăn chặn rủi ro rửa tiền.

Khách hàng giao dịch tài chính cần chủ động thực hiện

Để đảm bảo quyền lợi và tính liên tục trong các giao dịch tài chính, khách hàng cá nhân và doanh nghiệp nên chủ động:

• Kiểm tra tính chính xác, hiệu lực của các giấy tờ tùy thân như Căn cước, Căn cước điện tử hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đã đăng ký với hệ thống dữ liệu quốc gia.
• Đối chiếu văn bản pháp luật chính thức để nắm rõ quyền được miễn cung cấp thông tin trùng lặp khi làm việc với các ngân hàng, tổ chức tài chính.
• Chủ động tham khảo ý kiến tư vấn pháp lý chuyên môn trong các trường hợp giao dịch phức tạp liên quan đến ủy thác tài sản hoặc dịch vụ công nghệ mới.