Đương sự phải trả cước bưu chính và phí dịch khi tống đạt ra nước ngoài

Khi tham gia giải quyết các vụ việc dân sự hoặc vụ án hành chính có đương sự cư trú hoặc có trụ sở ở nước ngoài, gánh nặng tài chính và nghĩa vụ hành chính của người khởi kiện không chỉ dừng lại ở tiền tạm ứng án phí thông thường. Hoạt động chuyển giao hồ sơ tố tụng vượt khỏi biên giới quốc gia đòi hỏi sự phối hợp liên ngành chặt chẽ giữa cơ quan xét xử trong nước và các cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam tại quốc gia sở tại. Để quy trình này được triển khai đúng luật, đương sự phải chủ động chi trả toàn bộ các khoản phát sinh, từ phí dịch thuật giấy tờ sang tiếng nước ngoài, phí chứng thực chữ ký người dịch cho đến cước chuyển phát bưu chính trong nước và quốc tế. Việc nắm rõ các nghĩa vụ tài chính liên quan đến tống đạt ra nước ngoài giúp các bên đương sự chủ động nguồn tài chính, tránh tình trạng hồ sơ bị đình trệ, kéo dài thời gian xét xử hoặc thậm chí bị đình chỉ giải quyết vụ việc theo quy định.

Trách nhiệm dịch thuật tài liệu và chứng thực chữ ký người dịch

Nguyên tắc cơ bản trong hoạt động tư pháp quốc tế là văn bản tố tụng khi gửi đến đương sự phải bảo đảm ngôn ngữ để người nhận có thể hiểu và thực hiện quyền, nghĩa vụ tố tụng của mình. Căn cứ theo điểm b, văn bản tố tụng phải được dịch đúng ngôn ngữ chính thức của nước mà đương sự có quốc tịch, nơi đương sự có địa chỉ hoặc một ngôn ngữ khác được nước sở tại chấp nhận. Quy định này đặt ra yêu cầu kiểm tra kỹ lưỡng về mặt pháp lý và ngôn ngữ học trước khi hồ sơ rời khỏi Tòa án Việt Nam, hạn chế tối đa nguy cơ bị cơ quan có thẩm quyền của nước sở tại từ chối tiếp nhận vì rào cản ngôn ngữ.

Về chủ thể chịu trách nhiệm thực hiện và chi trả, căn cứ theo điểm c, Tòa án giao nguyên đơn, người khởi kiện, người yêu cầu, người kháng cáo thực hiện việc dịch, thanh toán tiền dịch văn bản tố tụng và chứng thực chữ ký người dịch. Như vậy, pháp luật quy định nghĩa vụ chủ động hoàn toàn thuộc về phía đương sự yêu cầu. Cơ quan xét xử không đứng ra thuê dịch thuật hay chi ngân sách nhà nước cho công việc này. Sau khi hoàn thành việc dịch thuật và thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký người dịch tại tổ chức hành nghề công chứng hoặc cơ quan có thẩm quyền, đương sự có nghĩa vụ nộp lại hóa đơn thanh toán cho Tòa án để lưu hồ sơ vụ việc theo điểm c.

Hóa đơn thanh toán tiền dịch thuật là tài liệu xác nhận đương sự đã hoàn thành nghĩa vụ tài chính theo yêu cầu của cơ quan tư pháp. Nếu đương sự không thực hiện việc dịch thuật, không chứng thực chữ ký người dịch hoặc không giao nộp lại chứng từ hóa đơn, hồ sơ vụ việc sẽ không đủ điều kiện để chuyển giao sang Cơ quan đại diện ngoại giao, dẫn tới việc tiến trình tố tụng bị gián đoạn do lỗi chủ quan của bên có nghĩa vụ.

Nghĩa vụ trả trực tiếp cước bưu chính chuyển phát trong nước

Sau khi văn bản tố tụng được lập, dịch thuật và chứng thực đầy đủ, Tòa án cấp sơ thẩm hoặc Tòa án cấp phúc thẩm sẽ gửi bộ hồ sơ đề nghị đến Cơ quan đại diện của Việt Nam tại quốc gia mà người nhận đang cư trú. Chi phí bưu chính phát sinh trong chặng nội địa từ trụ sở Tòa án đến đầu mối ngoại giao không được khấu trừ từ nguồn ngân sách công vụ mà do chính đương sự yêu cầu chi trả trực tiếp.

Theo khoản 1 Điều 15, trường hợp đương sự quy định tại Điều 11 ở Việt Nam, Tòa án cấp sơ thẩm, Tòa án cấp phúc thẩm yêu cầu đương sự đó thanh toán trực tiếp tiền cước bưu chính khi Tòa án gửi hồ sơ đề nghị tống đạt, thông báo văn bản tố tụng cho Cơ quan đại diện. Đương sự giao lại hóa đơn tiền cước bưu chính cho Tòa án để lưu hồ sơ vụ việc. Cơ chế nộp trực tiếp tại thời điểm gửi hồ sơ bảo đảm tính minh bạch, hạn chế việc tạm thu tiền mặt qua nhiều khâu trung gian của cán bộ tư pháp.

Khi Tòa án tiến hành lập thủ tục gửi hồ sơ qua bưu điện, đương sự phải có mặt để thanh toán cước phí trực tiếp cho tổ chức cung cấp dịch vụ bưu chính. Khoản cước này được ghi nhận bằng hóa đơn bưu chính có đầy đủ thông tin gửi, nhận và số tiền thanh toán thực tế. Ngay sau khi thanh toán, đương sự bàn giao bản chính hóa đơn cho cán bộ Tòa án phụ trách vụ việc để đính kèm hồ sơ, hoàn tất thủ tục chuyển phát văn bản tố tụng cấp trong nước.

Tiền tạm ứng chi phí chuyển phát văn bản được ấn định bằng đồng đô la Mỹ

Đối với chi phí phát sinh ngoài biên giới Việt Nam, việc xác định cước bưu chính và các khoản chi phí liên quan tại nước ngoài đòi hỏi thủ tục phức tạp hơn. Căn cứ theo Mẫu số 04, Tòa án sẽ ban hành Thông báo nộp tiền tạm ứng chi phí tống đạt, thông báo văn bản tố tụng gửi tới đương sự thuộc trường hợp phải nộp. Thông báo này xác định rõ số lần yêu cầu đương sự nộp tiền tạm ứng theo Mục (8) của Hướng dẫn sử dụng Mẫu số 04, chẳng hạn nộp tạm ứng lần thứ nhất hoặc lần thứ hai tùy thuộc vào diễn biến tố tụng thực tế.

Điểm đáng lưu ý về mặt tài chính là theo Mục (9) Hướng dẫn sử dụng Mẫu số 04, số tiền trong thông báo được ghi cụ thể bằng đồng đô la Mỹ mà đương sự phải nộp. Việc ấn định bằng ngoại tệ tự do chuyển đổi này bảo đảm sự thuận tiện cho việc thanh toán cước phí và dịch vụ bưu chính quốc tế của các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài. Để tạo cơ sở xác định mức cước chính xác, Tòa án gửi văn bản theo Mẫu số 05 đề nghị Cơ quan đại diện cung cấp thông tin về cước bưu chính và tài khoản ngân hàng, trong đó ghi rõ trọng lượng của hồ sơ tính theo gram theo Mục (7) Hướng dẫn sử dụng Mẫu số 05.

Theo quy định tại Mẫu số 04, trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được thông báo, đương sự phải thực hiện việc chuyển tiền tạm ứng vào tài khoản ngân hàng của Tòa án, bao gồm đầy đủ số tài khoản, tên tài khoản, tên ngân hàng, chi nhánh, địa chỉ và mã ngân hàng (Swift code) theo các Mục (10), (11), (12), (13). Pháp luật chỉ cho phép kéo dài thời hạn này trong trường hợp đương sự gặp sự kiện bất khả kháng hoặc trở ngại khách quan.

Thủ tục chuyển phát qua dịch vụ bưu chính bảo đảm khi tống đạt ra nước ngoài

Khi Cơ quan đại diện nhận được hồ sơ hợp lệ từ Tòa án trong nước, việc chuyển phát văn bản tố tụng đến tận tay đương sự tại nước sở tại được thực hiện theo quy trình chặt chẽ. Căn cứ khoản 1 Điều 9, Cơ quan đại diện thực hiện việc chuyển giao văn bản tố tụng cho đương sự là công dân Việt Nam ở nước ngoài bằng dịch vụ bưu chính chuyển phát bưu phẩm bảo đảm. Phương thức chuyển phát bảo đảm giúp ghi nhận chính xác thời điểm bưu phẩm được phát hành và có chữ ký xác nhận của người nhận.

Sau khi bưu điện thực hiện việc phát bưu phẩm, thời hạn xử lý kết quả được kiểm soát chặt chẽ. Căn cứ khoản 2 Điều 9, trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày có kết quả chuyển phát bưu phẩm, Cơ quan đại diện thông báo kết quả thực hiện theo Mẫu số 01 (mặt sau) và gửi cùng hóa đơn tiền cước bưu chính, kết quả chuyển phát bưu phẩm cho Tòa án. Hóa đơn cước phí này chính là căn cứ thanh quyết toán số tiền tạm ứng mà đương sự đã nộp trước đó.

Trong trường hợp việc chuyển phát gặp trở ngại, khoản 3 Điều 9 quy định: nếu đã hết thời hạn 01 tháng kể từ ngày gửi mà không nhận được kết quả chuyển phát bưu phẩm, Cơ quan đại diện có trách nhiệm đề nghị tổ chức bưu chính nước sở tại cho biết lý do. Sau đó, trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản trả lời, Cơ quan đại diện lập văn bản thông báo kết quả theo Mẫu số 01 (mặt sau) gửi kèm hóa đơn tiền cước bưu chính và kết quả xử lý cho Tòa án.

Thông báo qua niêm yết công khai và đăng tải cổng điện tử

Không phải mọi trường hợp chuyển phát qua đường bưu chính đều đạt kết quả giao tận tay. Khi địa chỉ của đương sự ở nước ngoài không có thật, không còn tồn tại hoặc thuộc các trường hợp pháp luật cho phép sử dụng hình thức thông báo công khai, phương thức niêm yết và đăng tin điện tử sẽ được áp dụng.

Căn cứ khoản 1 Điều 10, Cơ quan đại diện thực hiện đồng thời hoặc một trong hai việc niêm yết công khai tại trụ sở và đăng tải văn bản tố tụng trên cổng thông tin điện tử của cơ quan theo thời hạn Tòa án ghi trong văn bản đề nghị thông báo văn bản tố tụng. Phương thức này bảo đảm quyền tiếp cận thông tin tố tụng của đương sự vắng mặt, đồng thời tạo cơ sở pháp lý vững chắc để Tòa án tiếp tục các bước xét xử tiếp theo mà không bị đình trệ vô thời hạn.

Bảng tổng hợp các khoản chi phí và trách nhiệm của đương sự

Nhằm giúp người khởi kiện và các đương sự có liên quan nắm rõ cơ cấu tài chính cần chuẩn bị trong toàn bộ quá trình giải quyết vụ việc, bảng so sánh dưới đây tổng hợp các nghĩa vụ chi phí theo quy định hiện hành:

Đối tượng bị ảnh hưởng và các bước cần thực hiện

Quy định về chi phí và thủ tục tố tụng ở nước ngoài tác động trực tiếp đến các chủ thể tham gia tố tụng dân sự và hành chính có yếu tố nước ngoài. Căn cứ theo Điều 2, các đối tượng áp dụng bao gồm Tòa án cấp sơ thẩm, Tòa án cấp phúc thẩm, Cơ quan đại diện, đương sự, cùng cá nhân, cơ quan, tổ chức khác có liên quan. Để bảo vệ quyền lợi hợp pháp và bảo đảm tiến độ giải quyết vụ việc, đương sự cần chủ động thực hiện các bước sau:

• Bước 1 - Chuẩn bị bản dịch chuẩn xác: Liên hệ tổ chức dịch thuật uy tín để dịch văn bản tố tụng sang đúng ngôn ngữ chính thức của nước người nhận có quốc tịch hoặc cư trú theo điểm b, sau đó thực hiện chứng thực chữ ký người dịch theo điểm c.
• Bước 2 - Bàn giao hóa đơn dịch thuật: Nộp toàn bộ bản dịch đã chứng thực kèm hóa đơn thanh toán tiền dịch và chứng thực cho Tòa án để đưa vào hồ sơ vụ việc theo điểm c.
• Bước 3 - Nộp cước bưu chính nội địa: Có mặt tại bưu cục hoặc cùng cán bộ Tòa án thanh toán trực tiếp cước bưu chính gửi hồ sơ tới Cơ quan đại diện và giao lại hóa đơn cho Tòa án theo khoản 1 Điều 15.
• Bước 4 - Chuyển khoản tiền tạm ứng bằng đồng đô la Mỹ: Sau khi nhận Thông báo Mẫu số 04, trong hạn 15 ngày, thực hiện chuyển tiền tạm ứng bằng đồng đô la Mỹ vào đúng tài khoản và mã Swift code của Tòa án theo hướng dẫn tại Mẫu số 04.
• Bước 5 - Theo dõi kết quả tống đạt: Phối hợp với Tòa án nắm bắt thông tin chuyển phát bưu phẩm bảo đảm từ Cơ quan đại diện trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ khi có kết quả theo khoản 2 Điều 9.

Tình huống thực tế về nghĩa vụ tài chính và thời hạn tố tụng

Xem xét một trường hợp cụ thể: Nguyên đơn tại Việt Nam khởi kiện vụ án dân sự có bị đơn là công dân Việt Nam đang cư trú tại nước ngoài. Để Tòa án thụ lý và tống đạt hồ sơ, nguyên đơn được giao thực hiện dịch thuật toàn bộ thông báo thụ lý và đơn khởi kiện sang ngôn ngữ của nước sở tại theo điểm b. Nguyên đơn tự thanh toán chi phí cho bên dịch, chứng thực chữ ký người dịch và nộp lại hóa đơn cho Tòa án theo điểm c.

Khi Tòa án gửi hồ sơ cho Đại sứ quán Việt Nam ở nước ngoài, nguyên đơn thanh toán trực tiếp cước bưu chính trong nước và giao hóa đơn cước cho Tòa án theo khoản 1 Điều 15. Tiếp đó, Tòa án ban hành thông báo theo Mẫu số 04 yêu cầu nguyên đơn nộp tiền tạm ứng chi phí chuyển phát ở nước ngoài. Trong thời hạn 15 ngày, nguyên đơn nộp đủ số tiền ấn định bằng đồng đô la Mỹ qua hệ thống ngân hàng theo mã Swift code của Tòa án.

Hồ sơ có trọng lượng tính theo gram được gửi tới Cơ quan đại diện theo Mẫu số 05. Cơ quan đại diện thực hiện chuyển phát bằng bưu phẩm bảo đảm theo khoản 1 Điều 9. Sau khi bưu chính chuyển phát thành công, trong thời hạn 05 ngày làm việc, Cơ quan đại diện lập thông báo kết quả theo Mẫu số 01 mặt sau gửi kèm hóa đơn tiền cước bưu chính về cho Tòa án theo khoản 2 Điều 9. Mọi chi phí thực tế căn cứ trên hóa đơn này được khấu trừ chính xác vào số tiền tạm ứng mà nguyên đơn đã nộp.

Câu hỏi thường gặp về thủ tục và chi phí

Ai là người phải chịu chi phí dịch thuật văn bản tố tụng?

Căn cứ theo điểm c, Tòa án giao nguyên đơn, người khởi kiện, người yêu cầu, người kháng cáo thực hiện việc dịch thuật, thanh toán tiền dịch và chứng thực chữ ký người dịch, sau đó nộp lại hóa đơn cho Tòa án để lưu hồ sơ vụ việc.

Tiền tạm ứng chi phí chuyển phát văn bản ra nước ngoài được nộp bằng loại tiền nào?

Căn cứ Mục (9) Hướng dẫn sử dụng Mẫu số 04 ban hành kèm Thông tư liên tịch 01/2019/TTLT-TANDTC-BNG, số tiền tạm ứng mà đương sự phải nộp được ghi cụ thể bằng đồng đô la Mỹ và nộp vào tài khoản ngân hàng của Tòa án.

Thời hạn nộp tiền tạm ứng chi phí tống đạt là bao lâu?

Căn cứ nội dung Mẫu số 04, trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được thông báo, đương sự phải nộp tiền tạm ứng vào tài khoản ngân hàng của Tòa án, trừ trường hợp có sự kiện bất khả kháng hoặc trở ngại khách quan.

Cơ quan đại diện gửi kết quả chuyển phát cho Tòa án trong thời gian bao lâu?

Theo khoản 2 Điều 9, trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày có kết quả chuyển phát bưu phẩm bảo đảm, Cơ quan đại diện có trách nhiệm thông báo kết quả kèm hóa đơn tiền cước bưu chính cho Tòa án.

Khuyến nghị cho đương sự khi thực hiện thủ tục

Việc thực hiện các thủ tục tư pháp có đương sự ở nước ngoài đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về thời hạn và chứng từ tài chính. Người khởi kiện và đương sự liên quan cần chủ động chuẩn bị tài chính bằng đồng đô la Mỹ để nộp tạm ứng đúng thời hạn 15 ngày, tránh nguy cơ vụ án bị đình chỉ do lỗi chậm trễ. Đương sự nên kiểm tra kỹ các thông tin chuyển khoản quốc tế, lưu giữ đầy đủ hóa đơn dịch thuật, hóa đơn cước bưu chính và chủ động đối chiếu văn bản gốc hoặc tham vấn ý kiến luật sư khi cần thiết để bảo vệ tối đa quyền và lợi ích hợp pháp của mình trong suốt quá trình giải quyết vụ án.