Hạn nộp báo cáo xuất nhập khẩu vàng: Ngày 8 hằng tháng và 15/01

Doanh nghiệp và ngân hàng thương mại được cấp phép xuất khẩu, nhập khẩu vàng miếng hoặc nhập khẩu vàng nguyên liệu đang bước vào chu kỳ tuân thủ chế độ báo cáo mới theo Thông tư 56/2026/TT-NHNN do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ban hành ngày 19/10/2026. Văn bản này sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 34/2025/TT-NHNN, trong đó ấn định chặt chẽ mốc thời gian, phạm vi hàm lượng vàng và cách theo dõi số liệu đối với báo cáo xuất nhập khẩu vàng tại Phụ lục số 26.

Điểm đáng chú ý nhất mà bộ phận kế toán, nguồn vốn và tuân thủ cần nắm ngay là mọi số liệu trên biểu mẫu phải do trụ sở chính tổng hợp trên phạm vi toàn hệ thống và gửi về Cục Quản lý ngoại hối chậm nhất vào ngày 08 của tháng tiếp theo đối với kỳ tháng, hoặc chậm nhất vào ngày 15/01 của năm tiếp theo đối với kỳ năm. Nếu bỏ sót khâu lọc hàm lượng vàng từ 99,5% trở lên hay gộp chung tồn kho vàng nguyên liệu của nhiều giấy phép nhập khẩu vào một dòng, báo cáo sẽ sai lệch ngay từ khâu đối chiếu nội bộ.

Ai phải nộp báo cáo và phạm vi trách nhiệm trong hệ thống

Theo Mục 1 Phụ lục số 26 kèm theo Thông tư 56/2026/TT-NHNN, nghĩa vụ gửi biểu mẫu thống kê áp dụng trực tiếp đối với doanh nghiệp và ngân hàng thương mại được cấp phép thực hiện một hoặc nhiều hoạt động gồm: xuất khẩu vàng miếng, nhập khẩu vàng miếng, nhập khẩu vàng nguyên liệu. Điều kiện tiên quyết để xác định tư cách đối tượng báo cáo là đơn vị đã được cấp phép cho nhóm nghiệp vụ tương ứng; các đơn vị không có hoạt động được cấp phép trong nhóm này không thuộc diện điều chỉnh của Mục 1 Phụ lục số 26.

Về phân cấp tổ chức thực hiện, Mục 2 Phụ lục số 26 quy định rõ trách nhiệm tập trung ở đầu mối cao nhất: trụ sở chính của doanh nghiệp hoặc ngân hàng thương mại trực tiếp tổng hợp số liệu toàn hệ thống để gửi Ngân hàng Nhà nước Việt Nam. Quy định này có hệ quả thực tế rất lớn đối với các tổ chức có mạng lưới chi nhánh, đơn vị trực thuộc hoặc nhiều kho lưu giữ vàng tại các địa bàn khác nhau. Thay vì để từng chi nhánh tự lập và gửi báo cáo rời rạc, trụ sở chính phải thiết lập quy trình thu nhận dữ liệu nội bộ thống nhất, bảo đảm mọi giao dịch xuất khẩu, nhập khẩu và sử dụng vàng nguyên liệu trong toàn hệ thống đều được quy về một đầu mối duy nhất trước khi trình ký.

Cơ quan tiếp nhận biểu mẫu thống kê được xác định tại Mục 3 Phụ lục số 26 là Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, trực tiếp là Cục Quản lý ngoại hối. Việc xác định đúng đơn vị nhận báo cáo giúp bộ phận văn thư và cán bộ đầu mối tránh nhầm lẫn địa chỉ gửi hồ sơ, nhất là khi doanh nghiệp hoặc ngân hàng thương mại đồng thời thực hiện nhiều loại báo cáo định kỳ khác nhau trong lĩnh vực quản lý ngoại hối và kinh doanh vàng.

• Doanh nghiệp được cấp phép xuất khẩu, nhập khẩu vàng miếng hoặc nhập khẩu vàng nguyên liệu: Phải tổ chức theo dõi liên tục hạn mức, khối lượng thực tế, giá trị quy USD theo hợp đồng và tồn kho vàng nguyên liệu theo từng Giấy phép nhập khẩu để phục vụ lập biểu mẫu định kỳ theo Mục 1 và Mục 5 Phụ lục số 26.
• Ngân hàng thương mại được cấp phép: Cần rà soát quy trình phối hợp giữa khối kinh doanh vàng, kế toán tài chính, quản lý hạn mức và văn phòng hội sở nhằm bảo đảm số liệu toàn hệ thống được chốt kịp trước hạn ngày 08 hằng tháng và ngày 15/01 theo Mục 2 và Mục 4 Phụ lục số 26.
• Trụ sở chính của doanh nghiệp và ngân hàng thương mại: Giữ vai trò đơn vị tổng hợp duy nhất toàn hệ thống, chịu trách nhiệm kiểm tra tính khớp đúng giữa tồn kho đầu kỳ và tồn kho cuối kỳ của kỳ báo cáo trước trước khi gửi Cục Quản lý ngoại hối theo Mục 2, Mục 3 và Mục 5 Phụ lục số 26.
• Chi nhánh, đơn vị trực thuộc và bộ phận kho vận: Dù không trực tiếp gửi biểu mẫu lên Cục Quản lý ngoại hối, các đơn vị này phải cung cấp chứng từ hàm lượng vàng, hợp đồng và phiếu sử dụng vàng nguyên liệu về trụ sở chính đúng lịch khóa sổ nội bộ để không làm trễ hạn chung.
• Người lập biểu và người đại diện hợp pháp: Theo mẫu chữ ký tại Phụ lục số 26, người lập biểu phải ký, ghi rõ họ tên và số điện thoại liên hệ; người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp hoặc ngân hàng thương mại phải ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu xác nhận.

Checklist làm ngay: 6 bước lập báo cáo xuất nhập khẩu vàng đúng quy định

Để tránh sai sót số học hoặc trễ hạn nộp khi triển khai theo Phụ lục số 26, doanh nghiệp và ngân hàng thương mại cần chuẩn hóa quy trình nội bộ thành sáu bước tuần tự dưới đây. Mỗi bước đều gắn trực tiếp với yêu cầu nghiệp vụ của Thông tư 56/2026/TT-NHNN và có thể đưa thẳng vào cẩm nang vận hành hằng tháng của bộ phận báo cáo.

1. Bước 1: Xác định tư cách đơn vị và phân tách nhóm nghiệp vụ trên biểu mẫu. Căn cứ Mục 1 và cấu trúc Phần I, Phần II, Phần III của Phụ lục số 26, đơn vị đối chiếu phạm vi giấy phép đang nắm giữ để xác định các phần cần kê khai gồm: nhập khẩu vàng miếng, xuất khẩu vàng miếng và nhập khẩu vàng nguyên liệu. Với vàng miếng nhập khẩu và xuất khẩu, dữ liệu phải tách chi tiết theo từng thương hiệu cụ thể thay vì gộp chung một con số tổng.
2. Bước 2: Lọc dữ liệu giao dịch đạt hàm lượng vàng từ 99,5% trở lên. Theo Mục 5 Phụ lục số 26, chỉ số liệu vàng có hàm lượng từ 99,5% trở lên mới được thống kê vào báo cáo này. Bộ phận nghiệp vụ và kho vận cần đối chiếu chứng nhận chất lượng hoặc hồ sơ lô hàng ngay từ khâu nhập dữ liệu để loại bỏ các lô vàng có hàm lượng thấp hơn ngưỡng 99,5%, tránh làm phình số liệu hạn mức đã sử dụng và tồn kho cuối kỳ.
3. Bước 3: Tổng hợp dữ liệu toàn hệ thống về trụ sở chính. Thực hiện theo Mục 2 Phụ lục số 26, trụ sở chính thu nhận toàn bộ số liệu phát sinh tại hội sở và các đơn vị trực thuộc trên cùng một mặt bằng kỳ báo cáo. Bước này đòi hỏi rà soát kỹ các giao dịch chuyển kho nội bộ hoặc ghi nhận doanh số chưa đồng bộ giữa hệ thống kế toán và sổ theo dõi hạn mức.
4. Bước 4: Tính toán đầy đủ giá trị quy USD, hạn mức còn lại và tồn kho theo từng giấy phép. Áp dụng đúng các công thức tại Mục 5 Phụ lục số 26: cột (8) ghi nhận giá trị xuất hoặc nhập khẩu quy USD đã bao gồm các loại chi phí theo hợp đồng; cột (9) tính hạn mức còn lại bằng cột (5) trừ cột (7); riêng cột (11) tính khối lượng vàng nguyên liệu nhập khẩu tồn kho cuối kỳ bằng đơn vị kg theo công thức tồn kho đầu kỳ cộng cột (7) trừ cột (10) và bắt buộc tách theo từng Giấy phép nhập khẩu.
5. Bước 5: Rà soát các ô xám và hoàn thiện thủ tục ký, đóng dấu. Theo Mục 5 và phần cuối biểu mẫu tại Phụ lục số 26, người lập biểu kiểm tra lại toàn bộ bảng để bảo đảm không nhập số liệu vào các ô xám, đồng thời điền đầy đủ họ tên, chữ ký và số điện thoại liên hệ của mình. Sau đó, trình người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp hoặc ngân hàng thương mại ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu theo đúng thẩm quyền.
6. Bước 6: Nộp báo cáo về Cục Quản lý ngoại hối đúng thời hạn quy định. Theo Mục 3 và Mục 4 Phụ lục số 26, bộ phận văn thư hoặc đầu mối tuân thủ gửi bản báo cáo hoàn chỉnh về Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (Cục Quản lý ngoại hối) chậm nhất vào ngày 08 của tháng tiếp theo đối với báo cáo tháng và chậm nhất vào ngày 15 của tháng 01 năm tiếp theo đối với báo cáo năm, đồng thời lưu hồ sơ đối chiếu để phục vụ kỳ báo cáo kế tiếp.

Thời hạn nộp ngày 08 hằng tháng, 15/01 và cơ cấu các nhóm nghiệp vụ

Chế độ thống kê tại Mục 4 Phụ lục số 26 thiết lập hai chu kỳ nộp song song là báo cáo tháng và báo cáo năm. Đối với báo cáo tháng, thời hạn chậm nhất là ngày 08 của tháng tiếp theo tháng báo cáo. Đối với báo cáo năm, thời hạn chậm nhất là ngày 15 của tháng 01 năm tiếp theo năm báo cáo. Cách bố trí hai mốc thời gian này buộc các tổ chức được cấp phép vừa phải duy trì kỷ luật chốt số liệu ngắn hạn hằng tháng, vừa phải thực hiện vòng kiểm tra tổng thể cả năm vào trung tuần tháng 01.

Xét trên thực tế vận hành, mốc ngày 08 hằng tháng thường tạo áp lực lớn nhất cho doanh nghiệp và ngân hàng có tần suất nhập khẩu liên tục hoặc phát sinh chi phí hợp đồng bằng ngoại tệ cần quy đổi sang USD. Nếu chứng từ chi phí theo hợp đồng chưa tập hợp đủ trước ngày 08, giá trị tại cột (8) dễ bị ghi thiếu, dẫn đến sai lệch giữa sổ kế toán và biểu mẫu gửi Ngân hàng Nhà nước. Tương tự, mốc ngày 15/01 thường trùng với giai đoạn khóa sổ tài chính cuối năm, đòi hỏi trụ sở chính phải đối khớp số liệu cộng dồn của các kỳ báo cáo tháng với kết quả tổng hợp cả năm để tránh chênh lệch tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ.

Bên cạnh thời hạn, Phụ lục số 26 phân chia nội dung kê khai thành ba phần nghiệp vụ độc lập là Phần I (Nhập khẩu vàng miếng), Phần II (Xuất khẩu vàng miếng) và Phần III (Nhập khẩu vàng nguyên liệu). Bảng dưới đây tóm tắt sự khác biệt về cấu trúc theo dõi giữa ba nhóm này để bộ phận lập biểu áp dụng đúng dòng, đúng cột:

Nhìn vào bảng đối chiếu có thể thấy cách thiết kế của Phụ lục số 26 bám sát bản chất từng dòng chảy vật chất. Với vàng miếng xuất khẩu và nhập khẩu, cơ quan quản lý cần nắm cấu trúc thương hiệu lưu thông trên thị trường nên yêu cầu bóc tách rõ từng thương hiệu A, B và nhóm thương hiệu khác. Trong khi đó, với vàng nguyên liệu nhập khẩu, trọng tâm giám sát nằm ở việc nguyên liệu nhập về có được đưa vào sử dụng đúng mục đích hay còn tồn kho bao nhiêu dưới mỗi Giấy phép nhập khẩu riêng biệt.

Quy tắc lọc vàng 99,5%, tính chỉ tiêu các cột và tình huống minh họa

Phần kỹ thuật quan trọng nhất quyết định độ chính xác của biểu mẫu nằm tại Mục 5 Phụ lục số 26. Quy tắc đầu tiên mang tính bộ lọc là phạm vi chất lượng: chỉ những lô vàng có hàm lượng từ 99,5% trở lên mới được thống kê. Nếu doanh nghiệp vừa kinh doanh vàng đạt hàm lượng từ 99,5% trở lên, vừa có giao dịch vàng hàm lượng thấp hơn, hệ thống phần mềm hoặc bảng tính nội bộ phải tách mã hàng ngay từ đầu để không cộng gộp nhầm nhóm ngoài phạm vi thống kê.

Tiếp theo là ba nguyên tắc tính toán gắn với các cột từ (5) đến (11) trên biểu mẫu. Thứ nhất, đối với cột (8) về giá trị xuất khẩu hoặc nhập khẩu quy USD, số liệu phải phản ánh đầy đủ giá trị đã bao gồm các loại chi phí theo hợp đồng xuất khẩu, nhập khẩu. Do đó, bộ phận lập biểu không được chỉ lấy đơn giá hàng hóa thuần túy mà bỏ sót các khoản chi phí đã cấu thành giá trị theo thỏa thuận trong hợp đồng. Thứ hai, hạn mức còn lại tại cột (9) được xác định bằng công thức lấy Hạn mức đầu kỳ tại cột (5) trừ đi Khối lượng xuất hoặc nhập khẩu thực tế tại cột (7). Công thức này giúp cơ quan quản lý và bản thân doanh nghiệp kiểm soát trực tiếp dư địa hạn mức còn lại sau mỗi kỳ phát sinh giao dịch thực tế.

Thứ ba, đối với vàng nguyên liệu nhập khẩu, cột (11) phản ánh khối lượng tồn kho cuối kỳ tính bằng đơn vị kilôgam (kg). Theo Mục 5 Phụ lục số 26, tồn kho cuối kỳ tại cột (11) bằng tồn kho đầu kỳ (chính là tồn kho cuối kỳ của kỳ báo cáo trước) cộng khối lượng nhập khẩu vàng nguyên liệu trong kỳ tại cột (7) trừ đi khối lượng vàng nguyên liệu nhập khẩu sử dụng trong kỳ tại cột (10), và toàn bộ số liệu phải được theo dõi tách bạch theo từng Giấy phép nhập khẩu. Ngoài ra, bất kỳ vị trí nào được đánh dấu ô xám trên biểu mẫu đều là ô không nhập số liệu.

Tình huống minh họa cách áp dụng thực tế: Giả sử một ngân hàng thương mại được cấp phép đồng thời nhập khẩu vàng miếng và nhập khẩu vàng nguyên liệu để đáp ứng nhu cầu trong hệ thống. Trong tháng báo cáo, các đơn vị trực thuộc phát sinh giao dịch nhập khẩu vàng miếng thuộc Thương hiệu A, Thương hiệu B và một thương hiệu khác đều đạt hàm lượng từ 99,5% trở lên, kèm theo một lô hàng có hàm lượng thấp hơn ngưỡng 99,5%. Đồng thời, hội sở quản lý hai Giấy phép nhập khẩu vàng nguyên liệu khác nhau, trong đó một giấy phép còn tồn kho chuyển tiếp từ kỳ báo cáo trước và một giấy phép mới phát sinh khối lượng nhập tại cột (7) cùng khối lượng đưa vào sử dụng tại cột (10).

Khi lập báo cáo theo Phụ lục số 26, trụ sở chính của ngân hàng phải thực hiện bốn thao tác chuẩn hóa. Một là loại toàn bộ lô vàng dưới ngưỡng 99,5% khỏi dữ liệu thống kê theo Mục 5. Hai là đưa các lô vàng miếng đạt từ 99,5% trở lên vào Phần I và tách đúng các dòng I.1, I.2 cùng dòng thương hiệu khác, cộng đủ chi phí theo hợp đồng vào giá trị quy USD ở cột (8) và tính hạn mức còn lại tại cột (9) bằng cột (5) trừ cột (7). Ba là tại Phần III, tách riêng hai dòng theo dõi cho từng Giấy phép nhập khẩu vàng nguyên liệu; lấy tồn kho cuối kỳ của kỳ trước làm tồn kho đầu kỳ của từng giấy phép tương ứng, cộng khối lượng nhập ở cột (7) rồi trừ khối lượng sử dụng ở cột (10) để ra tồn kho cuối kỳ tại cột (11) bằng đơn vị kg. Bốn là để trống toàn bộ các ô xám, lấy chữ ký và số điện thoại liên hệ của người lập biểu, trình người đại diện hợp pháp ký, đóng dấu và gửi về Cục Quản lý ngoại hối chậm nhất vào ngày 08 của tháng tiếp theo.

Câu hỏi thường gặp về chế độ báo cáo gửi Ngân hàng Nhà nước

Vàng có hàm lượng dưới 99,5% có đưa vào báo cáo xuất nhập khẩu không?

Không. Theo hướng dẫn tại Mục 5 Phụ lục số 26 kèm theo Thông tư 56/2026/TT-NHNN, số liệu vàng được thống kê trong báo cáo này chỉ là vàng có hàm lượng từ 99,5% trở lên. Doanh nghiệp và ngân hàng thương mại cần rà soát chứng nhận hàm lượng trước khi tổng hợp để không cộng nhầm các lô vàng có hàm lượng thấp hơn ngưỡng 99,5% vào khối lượng thực tế và tồn kho trên biểu mẫu.

Chi nhánh hoặc đơn vị trực thuộc có tự gửi báo cáo riêng lên Cục Quản lý ngoại hối không?

Không. Căn cứ Mục 2 và Mục 3 Phụ lục số 26, trụ sở chính của doanh nghiệp hoặc ngân hàng thương mại chịu trách nhiệm tổng hợp số liệu toàn hệ thống để gửi Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (Cục Quản lý ngoại hối). Các chi nhánh và bộ phận trực thuộc chỉ có trách nhiệm chuyển số liệu về trụ sở chính theo quy trình kiểm soát nội bộ của đơn vị.

Giá trị quy USD tại cột (8) tính theo giá hàng hóa thuần túy hay bao gồm chi phí hợp đồng?

Giá trị tại cột (8) phải bao gồm đầy đủ các loại chi phí theo hợp đồng. Theo Mục 5 Phụ lục số 26, giá trị xuất khẩu hoặc nhập khẩu quy USD tại cột (8) được xác định là giá trị xuất hoặc nhập khẩu đã bao gồm các loại chi phí theo hợp đồng xuất khẩu hoặc hợp đồng nhập khẩu, chứ không tách rời phần chi phí hợp đồng ra khỏi giá trị thống kê.

Doanh nghiệp có nhiều Giấy phép nhập khẩu vàng nguyên liệu thì ghi nhận tồn kho cuối kỳ ra sao?

Phải theo dõi tách biệt từng giấy phép. Mục 5 Phụ lục số 26 quy định khối lượng vàng nguyên liệu nhập khẩu tồn kho cuối kỳ tại cột (11) được tính bằng tồn kho đầu kỳ (là tồn kho cuối kỳ của kỳ báo cáo trước) cộng khối lượng nhập khẩu trong kỳ tại cột (7) trừ đi khối lượng sử dụng trong kỳ tại cột (10), và số liệu bắt buộc phải được theo dõi riêng theo từng Giấy phép nhập khẩu.

Việc cần rà soát ngay để bảo đảm tuân thủ đúng hạn

Chế độ thống kê tại Phụ lục số 26 của Thông tư 56/2026/TT-NHNN đặt ra yêu cầu chuẩn hóa rất rõ ràng về đối tượng, đầu mối, ngưỡng hàm lượng 99,5% và kỷ luật thời hạn ngày 08 hằng tháng cùng ngày 15/01 năm tiếp theo. Khi trụ sở chính kiểm soát chặt từ khâu lọc chứng từ hàm lượng vàng, ghi nhận đầy đủ chi phí hợp đồng vào cột (8), tính đúng hạn mức còn lại tại cột (9) cho đến tách bạch tồn kho vàng nguyên liệu tại cột (11) theo từng Giấy phép nhập khẩu, doanh nghiệp và ngân hàng thương mại sẽ hạn chế tối đa nguy cơ sai lệch số liệu giữa các kỳ báo cáo.

Ngay sau khi rà soát checklist trên, bộ phận pháp chế và kế toán của đơn vị cần kiểm tra lại hiệu lực thi hành cụ thể của Thông tư 56/2026/TT-NHNN, đối chiếu đầy đủ toàn văn bản gốc (bao gồm tên chi tiết toàn bộ các cột biểu mẫu và các điều khoản sửa đổi, bổ sung đối với Thông tư số 34/2025/TT-NHNN). Trong trường hợp phát sinh vướng mắc về kỹ thuật kê khai hợp đồng, quy đổi chi phí hoặc xử lý số liệu tồn kho chuyển tiếp giữa các kỳ, đơn vị nên chủ động trao đổi với bộ phận tư vấn pháp lý hoặc liên hệ đầu mối chuyên môn phù hợp trước kỳ hạn nộp ngày 08 và ngày 15/01.