Quy định chia sẻ dữ liệu kiểm định chất lượng đầu vào công chức

Vấn đề kết nối dữ liệu thi tuyển công chức đang đặt ra nhiều yêu cầu mới cho các cơ quan tuyển dụng và bộ phận công nghệ thông tin. Theo Thông tư 14/2024/TT-BNV của Bộ Nội vụ, việc tổ chức kết nối và chia sẻ dữ liệu kiểm định chất lượng đầu vào công chức được xác lập thành khung pháp lý chung, bảo đảm tính xác thực và liên thông thông tin trên phạm vi cả nước.

Hệ thống này được triển khai nhằm chuẩn hóa quy trình tuyển dụng công chức, chuyển đổi phương thức đối soát từ hồ sơ giấy sang dữ liệu số đồng bộ. Các bên tham gia xử lý dữ liệu cần nắm rõ phạm vi áp dụng, điều kiện vận hành kỹ thuật và nghĩa vụ bảo mật theo quy định hiện hành.

Khung pháp lý chia sẻ dữ liệu kiểm định và phạm vi loại trừ

Quy định tại khoản 2 Điều 1 làm rõ phạm vi áp dụng nhằm tránh nhầm lẫn giữa các hệ thống thông tin ngành Nội vụ. Cụ thể, thông tư này không áp dụng đối với việc cập nhật, khai thác và quản lý Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức, cũng như cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. Hai hệ thống này vận hành theo hành lang pháp lý chuyên biệt, không chịu sự điều chỉnh của quy chế chia sẻ dữ liệu chuyên ngành này.

Tại Điều 10 Khoản 1 Quy định ban hành kèm thông tư xác định: thông tin trong cơ sở dữ liệu chuyên ngành Nội vụ được sử dụng thống nhất trên toàn quốc, có giá trị pháp lý trong quản lý ngành Nội vụ. Điều này khẳng định dữ liệu điện tử về kết quả kiểm định có giá trị pháp lý chính thức, đóng vai trò là căn cứ để công nhận điều kiện dự tuyển của người thi.

Mục đích xây dựng và giá trị dữ liệu đối với tuyển dụng công chức

Theo Điểm a Mục 2 Phần I Phụ lục, cơ sở dữ liệu về kiểm định chất lượng đầu vào công chức được thiết lập nhằm phục vụ công tác quản lý nhà nước, cung cấp dịch vụ công và chia sẻ thông tin về kiểm định chất lượng đầu vào công chức với các cơ sở dữ liệu quốc gia, các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Cơ chế này xóa bỏ tình trạng xác minh văn bản thủ công giữa các địa phương.

Mục đích thứ hai được nêu tại điểm b Mục 2 Phần I Phụ lục là tạo nền tảng thu thập, xử lý, lưu trữ, quản lý, khai thác và sử dụng tập trung dữ liệu; thống nhất việc kiểm định chất lượng đầu vào công chức để các địa phương, cơ quan, đơn vị lựa chọn, tuyển dụng theo yêu cầu, nhiệm vụ; góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính, công chức, công vụ.

Theo khoản 3 Điều 10, việc khai thác thông tin phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật về sở hữu dữ liệu và bảo vệ an toàn thông tin cá nhân. Đối với dữ liệu liên quan đến quốc phòng, an ninh, khoản 6 Điều 10 yêu cầu phải tuân thủ quy định bảo mật theo quy định của pháp luật và quy định của Bộ Quốc phòng, Bộ Công an.

Cấu trúc thông tin và phương thức chia sẻ dữ liệu

Căn cứ Mục 4 Phần I Phụ lục, nội dung thông tin được lưu trữ và chia sẻ bao gồm ba nhóm thành phần chính:

• Thông tin về các kỳ kiểm định chất lượng đầu vào công chức trên toàn quốc;
• Thông tin về người đăng ký dự kiểm định theo mẫu Phiếu đăng ký dự kiểm định ban hành kèm theo Nghị định số 06/2023/NĐ-CP;
• Thông tin về kết quả kiểm định chất lượng đầu vào công chức của từng thí sinh.

Về cơ chế thu thập dữ liệu, Mục 5 Phần I Phụ lục quy định nguồn thông tin được tích hợp từ 4 kênh: Phiếu đăng ký dự kiểm định của thí sinh; đơn vị được giao chủ trì, quản lý cơ sở dữ liệu; đơn vị tổ chức kiểm định; dữ liệu được chia sẻ, liên kết từ các cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, địa phương có liên quan.

Theo Mục 6 Phần I Phụ lục, phương thức chia sẻ dữ liệu theo yêu cầu đặc thù được thực hiện thông qua quy chế phối hợp hoặc văn bản đề nghị của cơ quan có nhu cầu chia sẻ. Song song đó, khoản 2 Điều 10 quy định hình thức khai thác, sử dụng thông tin được thực hiện thông qua tài khoản được cấp hoặc thông qua nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu.

Tình huống minh họa về quy trình khai thác và xác thực

Một ví dụ thực tế diễn ra tại Hội đồng tuyển dụng công chức tỉnh X: Đơn vị tiếp nhận hồ sơ đăng ký dự tuyển của thí sinh Nguyễn Văn A. Thay vì yêu cầu nộp bản sao chứng thực giấy chứng nhận kiểm định, cơ quan tuyển dụng tra cứu thông tin kết quả kiểm định của thí sinh Nguyễn Văn A trực tiếp từ cơ sở dữ liệu chuyên ngành.

Quá trình đối soát dựa trên thông tin người đăng ký dự kiểm định theo mẫu Phiếu đăng ký ban hành kèm Nghị định số 06/2023/NĐ-CP và kết quả kiểm định lưu trữ trên hệ thống do Vụ Công chức - Viên chức, Bộ Nội vụ quản lý (Mục 1 Phần I Phụ lục). Căn cứ khoản 1 Điều 10, thông tin kết quả này có giá trị pháp lý chính thức, giúp hội đồng xác nhận đủ điều kiện dự tuyển vòng sau mà không cần lập văn bản xác minh gửi tới đơn vị tổ chức kiểm định.

Trách nhiệm kỹ thuật và vận hành của các cơ quan

Điều 14 phân định rõ trách nhiệm của các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương trong quá trình khai thác hệ thống:

• Chỉ đạo tổ chức sử dụng, cập nhật, khai thác và quản lý cơ sở dữ liệu chuyên ngành Nội vụ trong phạm vi quản lý (khoản 1 Điều 14);
• Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị, hạ tầng kỹ thuật để kết nối ổn định, thông suốt, an toàn; đáp ứng các yêu cầu quy chuẩn kỹ thuật của hệ thống cơ sở dữ liệu chuyên ngành Nội vụ (khoản 2 Điều 14);
• Quản lý tài khoản người dùng, cấp, hạn chế, mở rộng hoặc hủy bỏ quyền truy cập vào hệ thống của các cơ quan, đơn vị trực thuộc trên cơ sở đề nghị bằng văn bản của cơ quan quản lý dữ liệu (khoản 3 Điều 14);
• Bảo đảm tuân thủ chặt chẽ các quy định về an toàn, an ninh và bảo mật thông tin dữ liệu chuyên ngành Nội vụ; đáp ứng yêu cầu đổi mới, tăng cường quản lý (khoản 4 Điều 14);
• Thực hiện đánh giá và bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ căn cứ Nghị định số 85/2016/NĐ-CP (điểm đ đoạn trích căn cứ Điều 14);
• Kiểm tra, đánh giá, duy trì dữ liệu theo quy định tại Điều 16 Nghị định số 47/2020/NĐ-CP (điểm đ đoạn trích Điều 14).

Ai bị ảnh hưởng và cần chuẩn bị những gì

Đối với cơ quan tuyển dụng công chức:

• Rà soát hạ tầng kỹ thuật, bảo đảm đáp ứng quy chuẩn kết nối để khai thác dữ liệu kiểm định phục vụ việc tiếp nhận hồ sơ tuyển dụng;
• Ban hành quy chế nội bộ về quản lý tài khoản người dùng, phân quyền truy cập cho cán bộ trực tiếp thực hiện công tác thẩm định hồ sơ theo khoản 4 Điều 10;
• Thực hiện văn bản đề nghị cấp hoặc điều chỉnh quyền truy cập gửi cơ quan quản lý dữ liệu theo quy định tại khoản 3 Điều 14.

Đối với thí sinh dự tuyển công chức:

• Kê khai chính xác các trường dữ liệu trên Phiếu đăng ký dự kiểm định theo mẫu tại Nghị định số 06/2023/NĐ-CP để dữ liệu cập nhật chuẩn xác vào hệ thống (Mục 4 và Mục 5 Phần I Phụ lục);
• Sử dụng thông tin định danh và kết quả kiểm định đã được tích hợp để tham gia tuyển dụng tại các cơ quan, đơn vị trên cả nước mà không cần cung cấp hồ sơ giấy trùng lặp.

Đối với cán bộ công nghệ thông tin ngành Nội vụ:

• Thực hiện các biện pháp kỹ thuật bảo đảm an toàn thông tin theo cấp độ theo Nghị định số 85/2016/NĐ-CP;
• Duy trì kết nối mạng thông suốt, ổn định và tổ chức kiểm tra, đánh giá định kỳ chất lượng dữ liệu theo Điều 16 Nghị định số 47/2020/NĐ-CP.

Câu hỏi thường gặp về dữ liệu kiểm định công chức

Cơ quan nào chủ trì quản lý cơ sở dữ liệu về kiểm định chất lượng đầu vào công chức?

Theo Mục 1 Phần I Phụ lục, cơ quan chủ trì, quản lý là Vụ Công chức - Viên chức, Bộ Nội vụ.

Tổ chức, cá nhân ngoài ngành Nội vụ khai thác thông tin từ hệ thống như thế nào?

Theo khoản 5 Điều 10, các cơ quan, tổ chức, cá nhân ngoài ngành Nội vụ có nhu cầu sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu chuyên ngành Nội vụ thực hiện theo quy định của pháp luật về tiếp cận thông tin.

Dữ liệu kiểm định công chức thu thập từ những nguồn nào?

Theo Mục 5 Phần I Phụ lục, dữ liệu được thu thập từ: Phiếu đăng ký dự kiểm định của người thi; đơn vị chủ trì quản lý cơ sở dữ liệu; đơn vị tổ chức kiểm định; dữ liệu chia sẻ từ cơ sở dữ liệu của các bộ, ngành, địa phương liên quan.

Việc giải quyết khiếu nại về dữ liệu thuộc thẩm quyền của cơ quan nào?

Theo khoản 4 Điều 10, cơ quan quản lý và cơ quan, đơn vị cấp dưới tiếp nhận và xử lý những góp ý, khiếu nại đối với dữ liệu trong thẩm quyền quản lý của mình.

Khuyến nghị triển khai và theo dõi hiệu lực

Các cơ quan, tổ chức cần tiến hành đối chiếu trực tiếp văn bản Thông tư 14/2024/TT-BNV để thiết lập quy chế quản trị dữ liệu nội bộ phù hợp. Trong quá trình kết nối và khai thác, đơn vị cần liên hệ đầu mối quản lý kỹ thuật của Bộ Nội vụ hoặc tham khảo ý kiến tư vấn pháp lý chuyên sâu nhằm bảo đảm tuân thủ đầy đủ các quy định về bảo vệ an toàn thông tin cá nhân và an ninh mạng.