Hai bên ủy quyền ở xa có được công chứng tại 2 tổ chức công chứng khác nhau?

Người tham gia giao dịch hoàn toàn được phép thực hiện công chứng tại hai tổ chức hành nghề công chứng khác nhau nếu thuộc trường hợp không thể cùng có mặt tại một địa điểm. Đối với trường hợp các bên ủy quyền ở xa về mặt địa lý hoặc gặp trở ngại thực tế, quy định pháp luật hiện hành đã xác lập cơ chế chứng nhận tiếp sức trên cùng một bản gốc văn bản nhằm tạo thuận lợi tối đa, đồng thời vẫn bảo đảm tính xác thực và an toàn pháp lý của giao dịch.

Cụ thể, theo quy định tại khoản 1 Điều 57, khi bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng, bên ủy quyền được quyền yêu cầu công chứng viên tại tổ chức do mình lựa chọn chứng nhận việc đề nghị ủy quyền; sau đó bên được ủy quyền chuyển tiếp bản gốc đến tổ chức hành nghề công chứng do mình lựa chọn để công chứng viên tại đó chứng nhận việc chấp nhận ủy quyền.

Điều kiện thực hiện công chứng khi các bên ủy quyền ở xa

Để quy trình công chứng tại hai tổ chức hành nghề công chứng được thực hiện hợp pháp, các bên tham gia giao dịch và công chứng viên cần tuân thủ các điều kiện cụ thể được xác định theo khoản 1 Điều 57:

• Điều kiện về hoàn cảnh: Các bên tham gia phải thuộc trường hợp không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng. Trở ngại này có thể do khoảng cách địa lý, điều kiện công việc hoặc các lý do khách quan khác khiến hai bên không thể có mặt cùng thời điểm tại cùng một trụ sở tổ chức công chứng.
• Quy cách văn bản: Việc thực hiện không được lập thành hai hợp đồng độc lập phân tán mà bắt buộc phải chứng nhận tiếp vào cùng một bản gốc của hợp đồng ủy quyền đó. Bên nhận ủy quyền phải xuất trình đúng bản gốc đã có chứng nhận của công chứng viên bên ủy quyền để công chứng viên thứ hai thực hiện việc chứng nhận tiếp theo.
• Chủ thể thực hiện: Cả hai tổ chức tham gia quy trình đều phải là tổ chức hành nghề công chứng hợp pháp, do công chứng viên có đủ tiêu chuẩn theo quy định được Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh bổ nhiệm thực hiện theo khoản 2 Điều 2.

Cơ chế này áp dụng bình đẳng cho cả văn bản giấy truyền thống và văn bản công chứng điện tử. Theo khoản 1 Điều 57, nếu là văn bản giấy, công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng; nếu là văn bản công chứng điện tử thì bắt buộc phải có chữ ký số của công chứng viên và chữ ký số của các tổ chức hành nghề công chứng liên quan.

Trình tự từng bước hoàn thành hợp đồng ủy quyền hai nơi

Quy trình hoàn tất một hợp đồng ủy quyền khi hai bên ở hai địa điểm khác nhau đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa người yêu cầu và hai tổ chức hành nghề công chứng theo khoản 1 Điều 57:

1. Bước 1 - Tiếp nhận và chứng nhận đề nghị ủy quyền: Bên ủy quyền lựa chọn một tổ chức hành nghề công chứng thuận tiện nhất cho mình. Công chứng viên kiểm tra hồ sơ, năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện và chứng nhận việc đề nghị ủy quyền vào hợp đồng. Theo khoản 4 Điều 50, việc điểm chỉ có thể được thực hiện đồng thời với việc ký theo đề nghị của người yêu cầu công chứng.
2. Bước 2 - Chuyển giao bản gốc hợp đồng: Sau khi công chứng viên thứ nhất ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng thứ nhất, bản gốc của hợp đồng ủy quyền được bàn giao lại cho người yêu cầu để chuyển đến cho bên được ủy quyền.
3. Bước 3 - Tiếp nhận và chứng nhận việc chấp nhận ủy quyền: Bên được ủy quyền mang bản gốc hợp đồng nêu trên đến tổ chức hành nghề công chứng thứ hai mà mình lựa chọn. Công chứng viên thứ hai kiểm tra bản gốc, ghi nhận việc chấp nhận ủy quyền của bên được ủy quyền và ký, đóng dấu chứng nhận tiếp ngay trên văn bản đó.
4. Bước 4 - Xác lập hiệu lực giao dịch: Văn bản công chứng hợp đồng ủy quyền chính thức phát sinh hiệu lực kể từ thời điểm công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng thứ hai hoàn tất việc ký và đóng dấu xác nhận hoàn thành công chứng.

Quy định thẩm quyền công chứng liên quan đến bất động sản

Nhiều người yêu cầu công chứng thường lo ngại về giới hạn thẩm quyền địa hạt khi hợp đồng ủy quyền có nội dung định đoạt, quản lý bất động sản nằm ở tỉnh, thành phố khác. Về nguyên tắc chung, theo khoản 1 Điều 44, công chứng viên chỉ được công chứng giao dịch có đối tượng là bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở.

Tuy nhiên, văn bản ủy quyền là một ngoại lệ rất quan trọng. Theo khoản 1 Điều 44, quy định giới hạn địa hạt không áp dụng đối với trường hợp công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản, văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền về bất động sản và công chứng việc sửa đổi, bổ sung, chấm dứt, hủy bỏ các giao dịch này theo quy định của pháp luật. Do đó, người ủy quyền hoàn toàn có thể đến bất kỳ tổ chức hành nghề công chứng nào tại nơi mình cư trú để lập văn bản ủy quyền liên quan đến nhà đất ở địa phương khác mà không bị từ chối về thẩm quyền địa hạt.

Bên cạnh đó, theo khoản 2 Điều 44, Chính phủ quy định lộ trình thực hiện thẩm quyền công chứng giao dịch bất động sản trong phạm vi toàn quốc sau khi cơ sở dữ liệu công chứng quy định tại Điều 66 được vận hành đồng bộ và thông tin liên quan được công bố theo luật định.

Sửa đổi, bổ sung, chấm dứt hợp đồng ủy quyền đã công chứng hai nơi

Trong quá trình thực hiện công việc, các bên có thể phát sinh nhu cầu sửa đổi điều khoản, bổ sung quyền hạn hoặc chấm dứt hợp đồng ủy quyền trước thời hạn. Việc xử lý trong trường hợp hợp đồng ban đầu từng công chứng ở hai nơi được quy định chặt chẽ tại khoản 2 Điều 57:

Trường hợp các bên vẫn không thể cùng đến một nơi, việc sửa đổi, bổ sung, thỏa thuận chấm dứt hợp đồng tiếp tục được thực hiện theo quy định tại Điều 53 và khoản 1 Điều 57, nghĩa là luân chuyển chứng nhận tiếp sức trên bản gốc. Văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc chấm dứt này cũng chỉ có hiệu lực khi cả hai tổ chức hành nghề công chứng hoàn tất ký và đóng dấu.

Trường hợp hai bên cùng thống nhất có mặt và yêu cầu công chứng việc sửa đổi, bổ sung, thỏa thuận chấm dứt tại một trong hai tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng trước đó, pháp luật đặt ra nghĩa vụ phối hợp liên thông chặt chẽ. Cụ thể, theo khoản 2 Điều 57, tổ chức hành nghề công chứng tiếp nhận sửa đổi có trách nhiệm thông báo và gửi 01 bản sao của văn bản sửa đổi, bổ sung, thỏa thuận chấm dứt hợp đồng cho tổ chức hành nghề công chứng còn lại trong thời hạn 05 ngày làm việc để lưu hồ sơ công chứng.

Quy trình sửa lỗi kỹ thuật văn bản công chứng hai nơi

Lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng có thể xảy ra do sai sót trong quá trình đánh máy, in ấn hoặc sao chụp. Để tạo thuận lợi cho người dân, theo khoản 3 Điều 57, việc sửa lỗi kỹ thuật của văn bản công chứng hợp đồng ủy quyền hai nơi được thực hiện tại một trong hai tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Quy trình sửa lỗi và trách nhiệm pháp lý được tiến hành như sau:

• Công chứng viên thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật theo đúng quy định tại khoản 3 và khoản 4 Điều 52.
• Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày sửa lỗi, công chứng viên phải thông báo bằng văn bản về việc sửa lỗi kỹ thuật cho những người tham gia giao dịch và thông báo cho tổ chức hành nghề công chứng còn lại đã cùng thực hiện công chứng.
• Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng còn lại đã chấm dứt hoạt động, công chứng viên thực hiện thông báo cho tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng của tổ chức đó trong thời hạn 05 ngày làm việc theo khoản 3 Điều 57.

So sánh các thủ tục liên quan đến hợp đồng ủy quyền hai nơi

Ai bị ảnh hưởng và các bước cần thực hiện

Các nhóm chủ thể chịu tác động trực tiếp từ quy định này cần nắm rõ trách nhiệm và các bước xử lý cụ thể:

• Người ủy quyền: Cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ nhân thân, hồ sơ tài sản hoặc công việc liên quan. Trực tiếp có mặt tại một tổ chức hành nghề công chứng nơi thuận tiện nhất để yêu cầu chứng nhận đề nghị ủy quyền, yêu cầu điểm chỉ đồng thời nếu cần thiết theo khoản 4 Điều 50, sau đó bàn giao an toàn bản gốc cho bên được ủy quyền.
• Người được ủy quyền: Sau khi nhận được bản gốc có chữ ký và con dấu của tổ chức công chứng thứ nhất, phải đến tổ chức hành nghề công chứng nơi mình cư trú để công chứng viên chứng nhận tiếp việc chấp nhận ủy quyền; kiểm tra kỹ hiệu lực văn bản trước khi mang đi sử dụng.
• Công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng: Phải kiểm soát chặt chẽ tính nguyên vẹn của bản gốc hợp đồng khi tiếp nhận bước hai; tuân thủ thời hạn thông báo 05 ngày làm việc khi thực hiện việc sửa đổi, bổ sung, chấm dứt hoặc sửa lỗi kỹ thuật theo khoản 2 và khoản 3 Điều 57; cập nhật thông tin kịp thời vào cơ sở dữ liệu công chứng theo Điều 66.

Câu hỏi thường gặp

Hợp đồng công chứng tại tổ chức đầu tiên đã có hiệu lực ngay chưa?

Chưa có hiệu lực. Theo khoản 1 Điều 57, văn bản công chứng hợp đồng ủy quyền chỉ có hiệu lực kể từ thời điểm được công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng mà bên ủy quyền và bên được ủy quyền yêu cầu công chứng ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng đó (hoặc ký số đầy đủ đối với bản điện tử).

Ủy quyền quản lý nhà đất ở tỉnh khác có bị từ chối công chứng do trái địa hạt?

Không bị từ chối. Khoản 1 Điều 44 nêu rõ văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền về bất động sản là trường hợp ngoại lệ, không chịu sự giới hạn theo phạm vi địa hạt tỉnh, thành phố của tổ chức hành nghề công chứng.

Khi muốn hủy bỏ hoặc sửa đổi hợp đồng đã lập ở hai nơi thì đến đâu?

Theo khoản 2 Điều 57, các bên có thể tiếp tục thực hiện luân chuyển tại hai nơi nếu vẫn ở xa nhau, hoặc có thể cùng đến một trong hai tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện công chứng trước đó để lập văn bản. Tổ chức tiếp nhận sẽ có trách nhiệm gửi bản sao cho tổ chức còn lại trong thời hạn 05 ngày làm việc.

Kết luận và khuyến nghị thực hiện

Quy định cho phép công chứng hợp đồng ủy quyền tại hai tổ chức hành nghề công chứng khác nhau đã tháo gỡ triệt để rào cản di chuyển cho người dân, đồng thời bảo đảm an toàn pháp lý chặt chẽ thông qua việc chứng nhận tiếp sức trên cùng một bản gốc và ràng buộc trách nhiệm thông báo hồ sơ trong thời hạn 05 ngày làm việc.

Để bảo đảm quyền lợi tối đa, người yêu cầu công chứng cần kiểm tra kỹ thông tin nhân thân, nội dung ủy quyền trước khi ký kết, bảo quản cẩn trọng bản gốc văn bản trong quá trình chuyển giao giữa hai địa điểm và chủ động tham khảo hướng dẫn nghiệp vụ của công chứng viên tại các tổ chức hành nghề công chứng để quá trình giải quyết diễn ra thuận lợi, đúng pháp luật.