Danh mục hồ sơ doanh nghiệp nhập khẩu thực phẩm bắt buộc phải lưu trữ

Doanh nghiệp nhập khẩu thực phẩm đối mặt yêu cầu lưu trữ hồ sơ mới theo Thông tư 63/2026/TT-BCT từ ngày 15 tháng 11 năm 2026. Đơn vị kinh doanh phải chuẩn bị đầy đủ chứng từ xuất xứ, kiểm nghiệm và tờ khai hải quan phục vụ truy xuất nguồn gốc.

Checklist hồ sơ doanh nghiệp nhập khẩu thực phẩm bắt buộc thực hiện

1. Bước 1: Lưu trữ thông tin cơ sở và pháp lý chung

   Doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ thông tin pháp nhân và điều kiện kinh doanh theo quy định tại khoản 1 Điều 9:

   • Tên, địa chỉ, thông tin liên hệ, mã số doanh nghiệp của cơ sở theo điểm a khoản 1 Điều 9.
   • Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận khác theo quy định pháp luật về đăng ký kinh doanh theo điểm b khoản 1 Điều 9.
   • Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm đối với trường hợp thuộc diện cấp theo điểm c khoản 1 Điều 9.
   • Một trong các Giấy chứng nhận: GMP, HACCP, ISO 22000, IFS, BRC, FSSC 22000 hoặc tương đương còn hiệu lực đối với cơ sở thuộc đối tượng quy định tại điểm k khoản 1 Điều 12 Nghị định số 15/2018/NĐ-CP theo điểm d khoản 1 Điều 9.
   • Quy trình kiểm soát nội bộ của cơ sở nếu có theo điểm đ khoản 1 Điều 9.
   • Bước 2: Thu thập thông tin hồ sơ sản phẩm theo chuẩn chung

     Doanh nghiệp tiếp nhận và lưu trữ thông tin sản phẩm từ nhà sản xuất theo quy định tại điểm a khoản 3 Điều 9 (dẫn chiếu điểm a, b, c, d, đ, e khoản 2 Điều 9):

     • Tên, hình ảnh sản phẩm theo điểm a khoản 2 Điều 9.
     • Thương hiệu, nhãn hiệu, số sê-ri sản phẩm nếu có theo điểm b khoản 2 Điều 9.
     • Quy cách đóng gói, chất liệu bao bì, thành phần trong thực phẩm theo điểm c khoản 2 Điều 9.
     • Thời hạn sử dụng đối với thực phẩm có quy định bắt buộc ghi hạn sử dụng theo điểm d khoản 2 Điều 9.
     • Tiêu chuẩn quốc gia, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn khu vực, tiêu chuẩn cơ sở áp dụng theo điểm đ khoản 2 Điều 9.
     • Bản công bố hợp quy kèm Kết quả chứng nhận hợp quy đối với thực phẩm có quy chuẩn kỹ thuật hoặc hồ sơ công bố sản phẩm theo điểm e khoản 2 Điều 9.
     • Bước 3: Thiết lập hồ sơ đặc thù đối với thực phẩm nhập khẩu

       Hàng nhập khẩu yêu cầu bổ sung danh mục hồ sơ riêng theo khoản 4 Điều 9:

       • Tên, địa chỉ, thông tin liên hệ của nhà sản xuất/xuất khẩu theo điểm a khoản 4 Điều 9.
       • Tên, địa chỉ, thông tin liên hệ, mã số doanh nghiệp của nhà nhập khẩu theo điểm b khoản 4 Điều 9.
       • Chứng nhận xuất xứ hàng hóa hoặc kết quả kiểm nghiệm tại nước xuất xứ trong trường hợp pháp luật quy định theo điểm c khoản 4 Điều 9.
       • Tên, chủng loại sản phẩm, khối lượng, số lượng, số tờ khai hải quan nhập khẩu của lô hàng theo điểm d khoản 4 Điều 9.
       • Bước 4: Quản lý chứng từ lưu thông và sự kiện theo dõi

         Theo dõi quá trình luân chuyển hàng hóa theo điểm b và điểm c khoản 3 Điều 9:

         • Hợp đồng, hóa đơn, chứng từ mua bán, vận chuyển với khách hàng, đại lý, nhà phân phối, đơn vị vận chuyển, bảo quản, lưu kho, nhà cung cấp sản phẩm nếu có theo điểm b khoản 3 Điều 9.
         • Thông tin về địa điểm, thời gian diễn ra sự kiện theo dõi trọng yếu do cơ sở kinh doanh thực phẩm thực hiện theo điểm c khoản 3 Điều 9.

Bảng so sánh yêu cầu hồ sơ giữa các nhóm đối tượng

Hành động cần làm ngay

Doanh nghiệp rà soát toàn bộ danh mục chứng từ, đối chiếu với các yêu cầu tại Thông tư 63/2026/TT-BCT trước ngày 15 tháng 11 năm 2026. Chủ động liên hệ nhà cung cấp nước ngoài để thu thập chứng nhận xuất xứ, kết quả kiểm nghiệm và lưu trữ số tờ khai hải quan đầy đủ theo quy định.