Việc cần làm khi bị cơ quan giám sát phòng chống rửa tiền yêu cầu giải trình

Khi đối mặt với việc bị cơ quan thanh tra, giám sát gửi văn bản yêu cầu giải trình, đối tượng giám sát phải khẩn trương rà soát lại toàn bộ hồ sơ nghiệp vụ, làm rõ nguyên nhân sai lệch và lập phương án khắc phục đúng thời hạn.

Căn cứ phát sinh văn bản yêu cầu giải trình

Theo khoản 1 Điều 14, đơn vị thực hiện giám sát ban hành văn bản khi phát hiện tài liệu, thông tin, dữ liệu có nội dung và phạm vi giám sát không chính xác, chưa được cập nhật hoặc cần làm rõ theo yêu cầu giám sát.

Biện pháp này cũng được áp dụng đối với những vấn đề liên quan đến việc chấp hành không đầy đủ các quy định pháp luật phòng, chống rửa tiền, chỉ đạo, yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc liên quan đến rủi ro rửa tiền của đối tượng giám sát theo quy định tại khoản 1 Điều 14.

Công tác kiểm tra tuân thủ được tiến hành thường xuyên. Theo Điều 9, cơ quan có thẩm quyền theo dõi chặt chẽ việc tuân thủ chế độ thông tin, báo cáo, quy định nội bộ và việc thực hiện chỉ đạo của cấp trên.

Các nội dung giám sát tuân thủ trọng yếu

Căn cứ khoản 1 Điều 9, đơn vị chức năng xem xét, theo dõi, đánh giá, phân tích, nhận định về việc tuân thủ chế độ thông tin, báo cáo theo quy định tại các điều 15, 25, 26, 34, 36, 37 Luật Phòng, chống rửa tiền và các văn bản quy định chi tiết.

Bên cạnh đó, việc rà soát quy chế nội bộ theo khoản 2 Điều 9 tập trung vào việc đối chiếu với Điều 24 Luật Phòng, chống rửa tiền. Đồng thời, theo khoản 3 Điều 9, cơ quan quản lý giám sát toàn diện việc chấp hành các chỉ đạo, yêu cầu đã ban hành.

Quy trình 3 bước xử lý văn bản từ cơ quan giám sát

Để hoàn thiện hồ sơ phản hồi đúng quy chuẩn, bộ phận tuân thủ cần thực hiện tuần tự các bước công việc sau:

1. Bước 1: Tiếp nhận và xác định phạm vi cần làm rõ

   Phân loại văn bản nhận được là văn bản đôn đốc làm rõ thông tin theo Điều 14 hay văn bản khuyến nghị, cảnh báo theo Điều 20. Xác định thời hạn nộp hồ sơ được ghi cụ thể trong văn bản để lên lịch xử lý theo khoản 2 Điều 14 và khoản 2 Điều 20.

2. Bước 2: Thu thập tài liệu, phân tích thực trạng và nguyên nhân

   Đối chiếu dữ liệu đã nộp với hồ sơ gốc nhằm xác định tính chính xác và mức độ cập nhật. Bóc tách chi tiết nguyên nhân dẫn đến sai lệch, chậm trễ hoặc việc chấp hành chưa đầy đủ theo điểm a khoản 2 Điều 14.

3. Bước 3: Lập kế hoạch khắc phục và ban hành văn bản chính thức

   Xây dựng biện pháp chỉnh sửa, cập nhật thông tin dữ liệu hoặc phương án khắc phục theo yêu cầu quy định tại điểm b khoản 2 Điều 14 và kế hoạch khắc phục theo khoản 2 Điều 20. Trình người đại diện có thẩm quyền ký duyệt và nộp đúng hạn.

Tình huống minh họa xử lý sai lệch số liệu

Một tổ chức tín dụng thuộc đối tượng giám sát theo Điều 1 phát sinh sai sót trong dữ liệu thông tin báo cáo đã nộp theo Điều 15 Luật Phòng, chống rửa tiền. Đơn vị thực hiện giám sát phát hiện dữ liệu chưa chính xác và ban hành văn bản theo khoản 1 Điều 14.

Cán bộ tuân thủ kiểm tra đối chiếu hệ thống, lập hồ sơ giải trình theo khoản 2 Điều 14 bao gồm hai nội dung bắt buộc: phân tích thực trạng dữ liệu sai lệch kèm nguyên nhân; đề xuất biện pháp chỉnh sửa dữ liệu và phương án khắc phục gửi đơn vị chức năng trước thời hạn quy định.

Đối tượng chịu ảnh hưởng và trách nhiệm thực thi

• Tổ chức tín dụng và đối tượng báo cáo: Thuộc trách nhiệm quản lý nhà nước về tiền tệ, hoạt động ngân hàng theo Điều 1, có trách nhiệm ban hành quy định nội bộ phù hợp Điều 24 Luật Phòng, chống rửa tiền và tuân thủ chế độ báo cáo theo các điều 15, 25, 26, 34, 36, 37 Luật Phòng, chống rửa tiền.
• Bộ phận tuân thủ, kiểm soát nội bộ: Trực tiếp rà soát, kịp thời báo cáo khi nhận khuyến nghị, cảnh báo theo khoản 2 Điều 20; phối hợp khắc phục các hạn chế để tránh bị áp dụng biện pháp theo khoản 3 Điều 16.
• Người đại diện theo pháp luật của đơn vị: Chịu trách nhiệm về tính chính xác của văn bản phản hồi, ký duyệt phương án chỉnh sửa dữ liệu theo khoản 2 Điều 14.

Hậu quả khi không chấp hành khuyến nghị cảnh báo

Căn cứ khoản 1 Điều 20, Thủ trưởng đơn vị thực hiện giám sát ban hành văn bản khuyến nghị, cảnh báo đối với đối tượng giám sát về các rủi ro, tồn tại, hạn chế được phát hiện qua công tác theo dõi.

Trường hợp đối tượng giám sát không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ các khuyến nghị, cảnh báo rủi ro rửa tiền, đơn vị thực hiện giám sát kiến nghị cấp có thẩm quyền áp dụng các biện pháp áp dụng trong giám sát quy định tại khoản 3 Điều 16 theo khoản 3 Điều 20.

Câu hỏi thường gặp

Nội dung tối thiểu trong hồ sơ giải trình gồm những gì?

Theo khoản 2 Điều 14, văn bản phải có tối thiểu: nội dung giải trình theo từng yêu cầu cụ thể bao gồm phân tích thực trạng, nguyên nhân; đề xuất biện pháp chỉnh sửa, cập nhật thông tin, dữ liệu hoặc phương án khắc phục.

Văn bản khuyến nghị cảnh báo do ai ban hành?

Căn cứ khoản 1 Điều 20, Thủ trưởng đơn vị thực hiện giám sát ban hành văn bản khuyến nghị, cảnh báo đối với đối tượng giám sát về các rủi ro, tồn tại, hạn chế được phát hiện.

Đơn vị phải làm gì khi nhận được văn bản khuyến nghị cảnh báo?

Theo khoản 2 Điều 20, đối tượng giám sát có trách nhiệm kịp thời báo cáo theo yêu cầu của đơn vị thực hiện giám sát, bao gồm tối thiểu các nội dung: thực trạng, nguyên nhân và kế hoạch khắc phục theo đúng thời hạn được nêu trong văn bản.

Khuyến nghị cho bộ phận tuân thủ

Cán bộ kiểm soát nội bộ và quản trị rủi ro cần chủ động rà soát định kỳ toàn bộ quy định nội bộ và hệ thống truyền dữ liệu báo cáo. Khi nhận được văn bản chỉ đạo hoặc thông báo từ đơn vị quản lý, cần đối chiếu văn bản gốc và chuẩn bị đầy đủ tài liệu giải trình theo đúng quy định.